Weltweit sehen sich Gesundheitsdienstleister mit einem Mangel an verfügbarem Pflegepersonal konfrontiert, was sich auf ihre Fähigkeit auswirkt, eine angemessene Pflege zu leisten, und bei den Mitarbeitern Stress und Burnout verursacht, da sie eine noch größere Arbeitsbelastung zu bewältigen haben. In diesem Artikel gehen wir auf einige der Faktoren ein, die für den Personalmangel verantwortlich sind, und erörtern, wie Workforce Management Software Anbietern dabei helfen kann, vorhandenes Personal zu halten, neues Personal zu gewinnen und eine sichere Pflege in ihren Organisationen zu gewährleisten, indem sie die betriebliche Effizienz verbessert und Maßnahmen unterstützt, die die Arbeitserfahrung der Pflegekräfte verbessern.
Die Lage der Krankenpflege weltweit
In April 2020, the World Health Organization published the first-everState of the World’s Nursing, 2020 report, eine Momentaufnahme des weltweiten Pflegepersonals. Der Bericht bestätigte, dass die Krankenpflege die größte Berufsgruppe im Gesundheitssektor ist und etwa 59 % der Gesundheitsberufe weltweit ausmacht. Ein zentrales Ergebnis war, dass die Zahl der Pflegekräfte weltweit nicht dem Bedarf entspricht. Der weltweite Mangel an Pflegekräften wird auf 5,9 Millionen geschätzt.
Weltweites Defizit an Pflegekräften
ANTEIL DER KRANKENPFLEGE AN DEN GESUNDHEITSBERUFEN INSGESAMT
„Die Welt muss aus COVID-19 lernen, dass es unerlässlich ist, mehr in die Krankenpflege zu investieren. Dieser Bericht erinnert uns eindringlich an die einzigartige Rolle, die Krankenschwestern und Krankenpfleger spielen, und ist ein Weckruf, um sicherzustellen, dass sie die Unterstützung erhalten, die sie brauchen, um die Welt gesund zu erhalten.„
Dr. Tedros Adhanom Ghebreyesu, WHO-Generalsekretär
Der Mangel an Krankenschwestern und -pflegern ist inzwischen zu einem der drängendsten Probleme geworden, mit denen sich Gesundheitsorganisationen konfrontiert sehen. In der Jahresumfrage 2021 des American College of Healthcare Executives nannten die CEOs von Krankenhäusern den Personalmangel als ihre größte Sorge. Die meisten CEOs (94 %) stuften den Mangel an examinierten Krankenschwestern und -pflegern als das dringendste Problem innerhalb der Kategorie Personalmangel ein.
Der Covid-Effekt
Die Erfahrung mit Covid-19 hat viele in diesem Beruf dazu veranlasst, ihre berufliche Laufbahn neu zu überdenken. Seit Covid-19 haben viele Krankenschwestern und -pfleger ihre Absicht bekundet, ihre Arbeit aufzugeben oder einzuschränken, weil sie ausgebrannt sind, zu wenig Personal haben, sich nicht ausreichend gewürdigt fühlen und Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit mit anderen Aufgaben zu vereinbaren. Eine 2021 von Vivian, einem Unternehmen, das Stellen im Gesundheitswesen vermittelt, durchgeführte Umfrage ergab, dass fast 1 von 4 Krankenschwestern und -pflegern darüber nachdachte, den Beruf aufzugeben, eine Zahl, die unter den Krankenschwestern und -pflegern auf der Intensivstation, die die Hauptlast bei der Pflege schwerkranker Covid-19-Patienten zu tragen hatten, noch höher war.
Eine Umfrage von Nurse.org aus dem Jahr 2022 fasste die Situation mit den Worten „Krankenschwestern geht es nicht gut“ zusammen. Nur 12 % der befragten Krankenschwestern und -pfleger waren mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatz zufrieden, und viele äußerten den Wunsch, innerhalb des Pflegeberufs den Arbeitsplatz zu wechseln, im Gesundheitswesen zu bleiben, aber nicht mehr am Krankenbett zu arbeiten, oder den Pflegeberuf ganz zu verlassen. Über 80 % der Befragten fühlten sich ausgebrannt, unterbezahlt, frustriert über ihre Verwaltungsangestellten und gaben an, dass das Jahr ihre psychische Gesundheit beeinträchtigt hat.
KRANKENSCHWESTERN UND KRANKENPFLEGER, DIE MIT IHRER DERZEITIGEN TÄTIGKEIT ZUFRIEDEN SIND
KRANKENSCHWESTERN, DIE SICH AUSGEBRANNT, UNTERBEZAHLT UND VON IHREN VORGESETZTEN FRUSTRIERT FÜHLEN
Die Nurse.org-Umfrage ergab, dass Krankenschwestern und -pfleger aus folgenden Gründen ihre Arbeit am Krankenbett aufgeben:
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- Unzureichende Personalausstattung
- Nicht gleiche Bezahlung für gleiche Erfahrung
- Keine angemessene Unterstützung
- Unmöglichkeit, Pausen oder Krankheitstage zu nehmen oder sogar zusätzliche Schichten abzulehnen
Es gibt jedoch auch positive Aspekte: 36 % der Krankenschwestern und -pfleger gaben an, dass sie gerne in ihrer jetzigen Position bleiben würden, dass dafür jedoch Änderungen erforderlich wären. 70 % sind nach wie vor der Meinung, dass die Krankenpflege ein großartiger Beruf ist, und 64 % sind der Meinung, dass neue Krankenschwestern und -pfleger in diesen Beruf einsteigen sollten.
PROZENTSATZ DER KRANKENPFLEGER, DIE ANGEBEN, DASS SIE IN IHRER DERZEITIGEN POSITION BLEIBEN MÖCHTEN
DER KRANKENSCHWESTERN UND -PFLEGER, DIE IMMER NOCH GLAUBEN, DASS KRANKENPFLEGE EIN GROSSARTIGER BERUF IST
PROZENTSATZ DER KRANKENSCHWESTERN, DIE IMMER NOCH DER MEINUNG SIND, DASS NEUE KRANKENSCHWESTERN IN DEN BERUF EINSTEIGEN SOLLTEN
„Während es klar ist, dass Gesundheitseinrichtungen aggressive Maßnahmen ergreifen müssen, um Personal zu rekrutieren, um die steigende Fluktuation auszugleichen, müssen auch Schritte unternommen werden, um vorhandenes Personal zu halten und zu engagieren und um sicherzustellen, dass alle Abteilungen angemessen besetzt sind, damit wir den Patienten in unserer Gemeinschaft weiterhin eine sichere Pflege bieten können.„
Deborah J. Bowen, FACHE, CAE, Präsidentin und CEO des American College of Health Executives
Wie kann Workforce Management Software helfen?
Neben Lösungen wie der internationalen Rekrutierung und der Überprüfung von Gehalts- und Leistungsstrukturen sind auch Strategien zur Stressreduzierung und zur Verbesserung des Arbeitsalltags des Pflegepersonals erforderlich, um die Personalbindung zu verbessern und neue Mitarbeiter zu gewinnen. Genau hier kann Softworks Workforce Management helfen. Unsere Software wurde speziell für die besonderen Herausforderungen des Gesundheitswesens entwickelt und bietet Lösungen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds von Pflegekräften durch:
1. Optimierte Einsatzplanung
Eine effektive Personaleinsatzplanung ist der Grundstein für eine hervorragende Patientenversorgung und spielt eine Schlüsselrolle für die Mitarbeiterzufriedenheit. Eine ineffektive Einsatzplanung wirkt sich negativ auf die Patientenversorgung aus und führt zu überlasteten und unzufriedenen Mitarbeitern mit potenziell höheren Fehlzeiten.
Die zentralisierte Planungslösung von Softworks rationalisiert und optimiert den gesamten Planungsprozess für das Pflegepersonal und vermeidet die negativen Folgen einer ineffektiven Planung. Durch die Verwendung der genauen und zentral verfügbaren Informationen über Zeit, Anwesenheit, Abwesenheit und Fähigkeiten der Mitarbeiter im System können Gesundheitsdienstleister die Erstellung optimierter, gerechter Zeitpläne automatisieren, die dem erwarteten Bedarf vollständig entsprechen.
Die Optimierung des Dienstplans mit fest angestelltem Personal trägt dazu bei, dass weniger Krankenschwestern und -pfleger auf Reisen bzw. von Agenturen eingesetzt werden müssen, die derzeit ebenfalls unter einem Mangel an verfügbarem Personal leiden. Darüber hinaus lassen sich Probleme lösen, die zu Stress führen können, z. B. unerwartete oder obligatorische Überstunden, da die Pflegedienstleiter die Mitarbeiter innerhalb ihrer Abteilungen bei Bedarf einfach und schnell umverteilen können.
Zeitpläne können Wochen und Monate im Voraus erstellt werden, so dass die Mitarbeiter einen besseren Überblick über ihre Arbeitszeiten haben und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben möglich ist. Sobald die Pläne fertiggestellt sind, können sie über die Employee Self-Service App veröffentlicht werden, so dass die Mitarbeiter jederzeit wissen, wie ihre Arbeitszeiten aussehen werden.
Darüber hinaus tragen Funktionen wie „Schichttausch“, mit denen Mitarbeiter einen Schichttausch beantragen können, dazu bei, den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihr Arbeitsleben zu geben und eine Kultur motivierter und selbstbestimmter Mitarbeiter zu schaffen – eine wichtige Voraussetzung, um Pflegepersonal zu halten und anzuziehen.
Erfahren Sie mehr: Wie hilft Softworks bei der Optimierung der Personaleinsatzplanung?
2. Den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihr Arbeitsleben geben
Jede Krankenschwester und jeder Krankenpfleger ist einzigartig, wenn es darum geht, ihr bevorzugtes Arbeitsmuster zu finden, das am besten zu ihren beruflichen und privaten Verpflichtungen passt. Wenn Sie den Pflegekräften die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen, verringern Sie Stress und Burnout und verbessern die Verbleibquote.
Die Softworks Workforce Management Software verfügt über eine Employee Self-Service App, die den Mitarbeitern über Smartphone, Desktop oder Laptop zur Verfügung gestellt werden kann. Über die App können Krankenschwestern und -pfleger ihre Terminwünsche und -einschränkungen eingeben, z. B. ihre Bereitschaft, Überstunden zu machen oder bestimmte Schichten zu übernehmen, so dass diese bei der Erstellung von Plänen berücksichtigt werden können – ein Schlüsselfaktor zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Die App ist rund um die Uhr verfügbar und ermöglicht es den Pflegekräften, Informationen wie Dienstpläne, Jahresurlaub und persönliche Daten einzusehen, was ihnen mehr Kontrolle über ihr Arbeitsleben gibt und erheblich zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beiträgt.
Krankenschwestern und -pfleger, die eine ihnen zugewiesene Schicht nicht übernehmen können, können über die App sofort einen Antrag auf Schichttausch stellen, damit interessierte Teammitglieder die Schicht übernehmen können. Um die Qualität der Pflege zu gewährleisten, können sich nur Krankenschwestern und Krankenpfleger mit den richtigen Zertifizierungen für die Schicht bewerben, und alle Schichtwechsel werden von der zuständigen Führungskraft genehmigt. Andererseits können Krankenschwestern und Krankenpfleger, die zusätzliche Schichten übernehmen möchten, diese Präferenz auch über die App äußern. Es werden nur Schichten angezeigt, für die sie die erforderlichen Qualifikationen besitzen, und sobald sie sich für diese Schicht bewerben, wird ihre Bewerbung von einem Manager geprüft, bevor die Schicht genehmigt wird.
Die Krankenschwestern und Krankenpfleger können auch ihre persönlichen Daten aktualisieren, um Änderungen wie z. B. Bankverbindungen oder Adressen sofort zu berücksichtigen – keine E-Mails und kein Warten auf eine Empfangsbestätigung der Personalabteilung. Jeder kann sicher sein, dass die Informationen sofort im zentralen Workforce Management System aktualisiert werden, was die Kommunikation verbessert und Fehler vermeidet.
Auch das Beantragen oder Stornieren von Urlaub und das Einsehen von Urlaubssalden ist über die App einfach zu erledigen. Sobald der Urlaub genehmigt ist, erhalten die Pflegekräfte eine automatische E-Mail-Benachrichtigung und ihr Urlaubssaldo wird automatisch aktualisiert. Die Pflegekraft wird für diesen Tag als „nicht verfügbar“ markiert, so dass sie an einem Tag, an dem sie im Urlaub ist, nicht zur Arbeit eingeteilt werden kann – eine Quelle des Ärgers für die Pflegekräfte.
Durch den besseren Überblick und die Kontrolle über die eigenen Daten wird es für die Pflegekräfte einfacher, ihr Arbeits- und Privatleben zu vereinbaren, was zu einer besseren Mitarbeitererfahrung, weniger Fehlzeiten und engagierteren Mitarbeitern führt.
Erfahren Sie mehr: Was ist die Softworks Self-Service App?
3. Gewährleistung einer sicheren Personalausstattung
Laut einer Umfrage von Nurse.org ist die unsichere Personalausstattung der Hauptgrund dafür, dass Krankenschwestern und -pfleger den Dienst am Krankenbett aufgeben wollen. 80 % der Krankenschwestern geben an, dass ihre Abteilungen unzureichend besetzt sind. Dies führt zu einem nicht enden wollenden Kreislauf des Personalmangels: Die Krankenschwestern und -pfleger haben das Gefühl, dass die Personalausstattung unsicher ist, und entscheiden sich daher, den Dienst am Krankenbett zu verlassen, was wiederum dazu führt, dass noch weniger Krankenschwestern und -pfleger für die Versorgung der Patienten zur Verfügung stehen.
Ein umfassender Ansatz für eine sichere Personalbesetzung berücksichtigt die Intensität der von den einzelnen Patienten benötigten Pflege und nicht die herkömmliche Methode der Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage der Patientenzahlen. Softworks Acuity-based Scheduling berücksichtigt die Intensität der Pflege, indem es die Pflegeressourcen an den Bedürfnissen der Patienten ausrichtet. Bei diesem Modell werden einem Patienten auf einer Station mit hoher Pflegebedürftigkeit mehr Pflegeressourcen zugewiesen als einem Patienten, der entlassen werden soll.
Da die akuitätsbasierte Planung die erforderliche Arbeit an die Fähigkeiten, die Erfahrung, die Kapazität und die Verfügbarkeit der Pflegekräfte anpasst, werden die Pflegekräfte nicht überlastet oder überfordert. Dies führt zu einem geringeren Stressniveau und zufriedeneren Mitarbeitern, die ihre Fähigkeiten richtig einsetzen können, anstatt im permanenten „Feuerlöschmodus“ zu arbeiten, der zu Burnout und hoher Unzufriedenheit unter den Pflegekräften führen kann.
4. Gewährleistung von Fairness
Eine häufige Herausforderung für diejenigen, die für die Erstellung von Dienstplänen verantwortlich sind, besteht darin, sicherzustellen, dass jeder seinen fairen Anteil an Bereitschafts-, Urlaubs-, Wochenend- und Nachtschichten übernimmt. Ist dies nicht der Fall, kann dies zu Unmut, Stress und Spannungen unter den Kollegen im Arbeitsumfeld führen.
Die Softworks Scheduling Software kann so konfiguriert werden, dass sie die Fairness-Regeln widerspiegelt, die innerhalb des Unternehmens vereinbart wurden, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied gleich behandelt wird. Die Regeln können im System für das gesamte Unternehmen konfiguriert oder für jedes Team oder jede Abteilung personalisiert werden. Dies reduziert den Stress für die für die Planung Verantwortlichen, da sie nicht mehr aus dem Gedächtnis heraus arbeiten müssen, wer in der Vergangenheit welche Schichten übernommen hat, und sorgt für Fairness unter den Teammitgliedern. Die gerechte Verteilung der Schichten fördert ein positives Arbeitsumfeld und führt zu einer besseren Mitarbeitererfahrung.
Erfahren Sie mehr: Wie garantiert man Fairness mit Softworks?
5. Wertschätzung der Mitarbeiter
Ein offenes Ohr für das Feedback der Mitarbeiter und die Anerkennung der wichtigen Rolle, die sie in der Gesundheitsorganisation spielen, sind wichtig für die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung. Mitarbeiterbefragungen sind ein wirksames Mittel, um die Stimmung und die Sorgen der Mitarbeiter zu verstehen, insbesondere in diesen schwierigen Zeiten. Umfragen helfen Unternehmen, die Probleme aufzudecken, die sich auf die Produktivität und das Engagement auswirken, und liefern Erkenntnisse, die zur Verbesserung des Unternehmens genutzt werden können.
Mitarbeiterfeedback oder Meinungsumfragen können über die Softworks Self-Service App mit dem Pflegepersonal geteilt werden. So können sie schnell und einfach Feedback und Meinungen zu wichtigen Themen abgeben und sicherstellen, dass die Stimmen der Mitarbeiter an der Front auf strukturierte und konstruktive Weise gehört werden.
Nachdem wir die großen Dinge richtig gemacht haben, sind es die kleinen Dinge, die von Bedeutung sind. Benachrichtigungen zu Arbeitsjubiläen, Geburtstagen und anderen Meilensteinen können im System konfiguriert werden, so dass die besonderen Tage der Krankenschwestern und Krankenpfleger erkannt und gewürdigt werden, so dass sie sich wertgeschätzt und anerkannt fühlen und zum Zugehörigkeitsgefühl am Arbeitsplatz beitragen.
Zusammenfassung
Weltweit sehen sich Gesundheitsdienstleister mit einem Mangel an verfügbarem Pflegepersonal konfrontiert, der sich auf ihre Fähigkeit auswirkt, eine angemessene Pflege zu leisten, und bei den vorhandenen Mitarbeitern Stress und Burnout verursacht, da sie eine zunehmende Arbeitsbelastung bewältigen müssen. Der Ansatz zur Lösung des Problems ist zwar vielschichtig, aber der Einsatz von Workforce Management Software kann Gesundheitsdienstleistern dabei helfen, viele Maßnahmen zu ergreifen, die sich positiv auf das Arbeitsumfeld und die Zufriedenheit des Pflegepersonals auswirken und so dazu beitragen, wertvolles Pflegepersonal in diesem schwierigen Umfeld zu halten und zu gewinnen.
