Jedes Unternehmen führt in irgendeiner Form Berichte durch. Finanzberichte sind Standard, aber nicht jedes Unternehmen schenkt seinen Personaldaten genug Aufmerksamkeit, wenn Sie das nicht tun, entgehen Ihnen möglicherweise wichtige Informationen, die Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen effizienter zu führen.
Manuelle und papiergestützte HR-Prozesse führen oft dazu, dass große Mengen an Papier in Aktenschränken oder auf Tabellenkalkulationen gespeichert werden. Es mag zwar einfach sein, Dateien zu finden, die sich auf bestimmte Mitarbeiter beziehen, aber Muster in dieser Datenmenge zu erkennen, ist fast unmöglich.
Die in Ihrer Workforce Management Software enthaltenen Berichte bieten eine Lösung für dieses Problem und ermöglichen es Ihnen, Trends und Probleme zu erkennen, für die Zukunft zu planen und bessere Entscheidungen zu treffen.
Lesen Sie weiter, um mehr über die fünf unverzichtbaren Personalberichte zu erfahren.
Compliance-Berichte
In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen und die Einhaltung von Gesetzen wie der EU-Arbeitszeitrichtlinie, dem Fair Labor Standards Act (USA) oder dem Canada Labor Code nachzuweisen. Die korrekte Verfolgung und Analyse von Personalmanagement Daten kann verhindern, dass es zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften kommt.
Mangelnde Compliance-Berichterstattung birgt ein erhebliches Risiko von Bußgeldern oder Klagen von Arbeitnehmern wegen unbezahlter Überstunden oder nicht vereinbarter Arbeitszeiten. Bei der Compliance-Berichterstattung geht es darum, über Informationen zu verfügen, die sicherstellen, dass alles den Vorschriften entspricht – von Löhnen und Arbeitsplänen bis hin zu Arbeitsplatzrichtlinien. Gleichzeitig geht es aber auch darum, dass man nicht alle benötigten Daten zur Hand hat, wenn sie von den Behörden angefordert werden.
Anwesenheitsberichte
In Anwesenheitsberichten wird festgehalten, ob die Mitarbeiter entsprechend ihren Schichten und Zeitplänen anwesend sind, abwesend sind oder zu spät kommen. Oft sind die Bereiche eines Unternehmens, in denen die Mitarbeiter ständig zu spät kommen, auch die Bereiche, die weniger produktiv sind. Mit Hilfe von Anwesenheitsberichten lassen sich diese Bereiche ermitteln, so dass Sie Ihre Anwesenheitsrichtlinien durchsetzen und Probleme mit den zuständigen Stellen besprechen können.
Wenn Manager in Echtzeit wissen, wer arbeitet und wer abwesend oder beurlaubt ist, können sie effektiver arbeiten und schnell Maßnahmen ergreifen, um unerwartete Abwesenheiten auszugleichen. Im Zeitalter der Telearbeit, in dem Unternehmen möglicherweise über verstreute Mitarbeiter verfügen, ist es wichtiger denn je, den Überblick darüber zu behalten, wer am Arbeitsplatz ist.
Berichte über geleistete Arbeitsstunden
Einer der wichtigsten Vorteile einer Workforce-Management-Lösung ist die Möglichkeit, die Arbeitszeiten für die Gehaltsabrechnung einfach zu erfassen, unabhängig davon, wie komplex die Schichten, die Zeitplanung oder die Gehaltsregeln eines Unternehmens sind. Ein gutes Workforce Management System kann leicht nachverfolgen und berichten, wie viele Stunden insgesamt gearbeitet wurden, wie viele davon Überstunden waren, wie viele zu einem normalen Tarif bezahlt wurden und wie viele unbezahlte oder bezahlte Freizeitstunden waren. Eine effektive Meldung der Stunden für die Gehaltsabrechnung bedeutet nicht nur einen erheblichen Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung und die Gehaltsabrechnung, sondern vermeidet auch kostspielige Fehler und verbessert die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.
Abwesenheitsberichte
Abwesenheit ist nicht nur mit hohen finanziellen Kosten verbunden, sondern kann auch zu Störungen am Arbeitsplatz und zu Unmut bei den Kollegen führen, die zusätzliche Arbeit zu erledigen haben. Abwesenheitsberichte geben Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, Abwesenheitsverläufe und -trends zu verstehen und die Ursachen für Abwesenheitsprobleme zu ermitteln. Die Ergebnisse der Abwesenheitsmanagementdaten können dazu verwendet werden, die von Unternehmen eingeführten Maßnahmen zur Reduzierung der Abwesenheit zu gestalten.
Die Bradford-Faktor-Berichterstattung verwendet eine Formel zur Messung der Abwesenheit von Mitarbeitern und ist besonders nützlich für die Messung kurzfristiger Abwesenheiten, die oft als störender empfunden werden als langfristige Abwesenheiten. Sie misst die Anzahl der Abwesenheitsereignisse und die Dauer jedes Ereignisses, um einen Abwesenheitswert für jeden Mitarbeiter zu berechnen.
Qualifikationsberichte
Kompetenzberichte helfen Ihrem Unternehmen, auf Kurs zu bleiben, indem sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen verfügen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen, unabhängig von der Branche. Die Nachverfolgung und Auswertung von Qualifikationen bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung in so unterschiedlichen Branchen wie der Fertigung, dem Gastgewerbe und dem Gesundheitswesen. Darüber hinaus hilft es bei der Nachfolgeplanung, der Ermittlung des Einstellungsbedarfs, der Notfallplanung und der Mitarbeiterentwicklung.
Zusammenfassung
Ein effektives Workforce-Reporting liefert wichtige Informationen, die die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen bilden und es Ihnen ermöglichen, effektiver zu verwalten, Probleme zu erkennen, bevor sie sich erheblich auf Ihr Unternehmen auswirken, und bessere Entscheidungen zu treffen.
Die Workforce Management Software von Softworks erfasst ein vollständiges Bild Ihrer Mitarbeiter mit umfassenden Echtzeitinformationen, Dashboards und Berichten über historische Daten, so dass Sie sich ein vollständiges Bild von Ihrem Unternehmen machen können.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und fordern Sie eine Live-Demo an.
