Fünf Wege, wie Workforce Management Ihnen helfen kann, den Übergang erfolgreich zu meistern
Corona hat unsere Arbeitswelt für immer verändert. Unternehmen, die zuvor davor zurückgeschreckt sind, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, aus dem Home-Office zu arbeiten, sind innerhalb weniger Wochen zu komplett auf Home-Office umgestiegen. Nachdem sie die Erfahrung gemacht haben, dass die Arbeit von zu Hause aus die Work-Life-Balance verbessert, wollen viele Arbeitnehmer diese Flexibilität beibehalten und zu einer hybriden Arbeitsweise übergehen, bei der Heimarbeit und Büroarbeit kombiniert werden können.
Auch die Arbeitgeber sehen in der Hybridarbeit eine Möglichkeit, ihre Büroflächen zu reduzieren, ein breiteres Spektrum an Talenten anzuziehen und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern, während die Produktivität erhalten bleibt. Wie können Unternehmen also sicherstellen, dass sie eine hybride Belegschaft effektiv managen, wenn wir den Krisenmodus der Pandemie hinter uns lassen und hybrides Arbeiten einführen?
Der Begriff „hybride Arbeitsformen“ bezeichnet im Allgemeinen eine Mischung aus Heimarbeit und Arbeit im Büro, aber immer mehr Arbeitnehmer suchen nach Arbeitgebern, die auch flexible Arbeitszeiten und -pläne anbieten. Dieses Maß an Flexibilität manuell zu verwalten, kann zu einem administrativen Alptraum werden, doch die richtige Technologie kann diesen Aufwand erheblich erleichtern. Im Folgenden werden einige der Möglichkeiten aufgezeigt, wie Workforce Management-Technologie Sie bei der Verwaltung hybrider Arbeitsformen unterstützen kann.
1. Verfolgung der Mitarbeiter Arbeitszeiten
Mit Workforce Management Software können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter je nach Bedarf mit verschiedenen Methoden genau erfassen. Von elektronischer Zeiterfassung über biometrische Terminals bis hin zu benutzerfreundlichen und Apps, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigene Zeit und Anwesenheit über PCs, Laptops, Smartphones und Tablets zu erfassen. Die Möglichkeit, die Arbeitszeit ortsunabhängig zu erfassen und einzusehen, ist vor allem für das Gleitzeit Model wichtig, da sie eine minutengenaue Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden, der Freizeit und des Gleitzeitsaldos ermöglicht, so dass die Mitarbeiter immer eine klare Vorstellung davon haben, wo sie stehen.
2. Urlaub und Abwesenheitsmanagement
Viele Mitarbeiter haben ihren Urlaub während der Pandemie aufgeschoben, so dass sich ein großes Urlaubsvolumen angesammelt haben kann. Workforce Management Software nimmt den Mitarbeitern die Arbeit der Urlaubsverwaltung ab, indem sie ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Urlaubssalden einfach einzusehen und über eine App Urlaub zu beantragen. Die Vorgesetzten erhalten eine automatische E-Mail mit dem Urlaubsantrag und eine Ansicht des Teamkalenders, so dass sie leicht erkennen können, ob sie den Urlaubsantrag je nach Ressourcenbedarf genehmigen oder ablehnen sollten.
3. HR-Verwaltung
Mit einer verstreuten Belegschaft ist es wichtiger denn je, dass Informationen und Unterlagen zu den Mitarbeitern zentral gespeichert werden. Cloud-basierte Personalverwaltungssoftware speichert persönliche Daten der Mitarbeiter, Leistungsbeurteilungen, Formulare für die Rückkehr an den Arbeitsplatz und Qualifikationsinformationen zentral und ermöglicht so einen sicheren, berechtigungsbasierten Zugriff und macht Papierdokumente überflüssig.
4. Personaleinsatzplanung
Da die Mitarbeiter immer flexibler arbeiten und nicht immer vor Ort sind, kann die Erstellung von Arbeitsplänen schwierig sein. Mit Workforce-Management-Technologie wird es einfach, Dienstpläne für das gesamte Unternehmen zu verwalten und zu optimieren, um eine effektive Planung und Verwaltung von Mitarbeitern in allen Funktionen, Abteilungen, Teams und an mehreren Standorten zu ermöglichen.
5. Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen u.a. Gesundheit und Sicherheit
Die gesetzliche Vorschrift, dass Mitarbeiter nicht übermäßig viel arbeiten dürfen, ist auch im Hybridmodell wichtig, aber es könnte schwieriger sein, zu erkennen, ob ein Mitarbeiter zu viel arbeitet, wenn er nicht physisch im Büro anwesend ist. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrem Workforce Management System können Sie über Verstöße gegen die Arbeitszeitgesetze informieren, so dass Sie proaktiv mit den Mitarbeitern in Kontakt treten können, um mögliche Probleme zu lösen, bevor der Stress überhand nimmt.
Die Pandemie hat uns gelehrt, dass Fernarbeit richtig gemanaged sehr Produktiv ist. Da nun immer mehr Unternehmen das Modell des hybriden Arbeitens annehmen, bietet die neueste Workforce-Management-Technologie eine sichere, effektive und einfache Möglichkeit, dieses neue Arbeiten zu verwalten.
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