Verbesserte Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor mit Workforce Management Software

Die Personaleinsatzplanung kann ein zeitaufwändiger und komplizierter Prozess sein, bei dem die Manager die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit der erwarteten Nachfrage und dem erforderlichen Serviceniveau in Einklang bringen müssen. Organisationen des öffentlichen Sektors sehen sich zudem mit besonderen Herausforderungen konfrontiert, die diese Komplexität noch verstärken. 

In diesem Artikel erörtern wir die Herausforderungen, mit denen Organisationen des öffentlichen Sektors bei der Planung ihrer Mitarbeiter konfrontiert sind, und wie Workforce Management Software dazu beitragen kann, den Planungsprozess für den öffentlichen Sektor zu rationalisieren und zu automatisieren.

Vor welchen Herausforderungen steht der öffentliche Sektor derzeit?

Die Herausforderungen für den öffentlichen Sektor waren noch nie so groß wie heute. Einige dieser Herausforderungen sind:

1. Höhere Erwartungen an die Erbringung von Dienstleistungen

Die Bürger erwarten ein höheres Serviceniveau und eine bessere Verfügbarkeit ihrer öffentlichen Dienste im Zuge des Übergangs von staatlichen zu bürgernahen Dienstleistungen, doch in vielen Bereichen sind die Budgets und die Zahl der Beschäftigten nicht entsprechend gestiegen.

2. Verstärkte Rechenschaftspflicht

Fragen zu politischen Entscheidungen werden von der Öffentlichkeit und den Medien routinemäßiger diskutiert. Minister und Abteilungsleiter werden öffentlich zur Rechenschaft gezogen, wenn es um die Verwendung des schwer verdienten Geldes der Steuerzahler geht.

3. Personelle Herausforderungen

Der öffentliche Sektor sieht sich einem verstärkten Wettbewerb mit der Privatwirtschaft ausgesetzt, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, während die Zunahme der Telearbeit und der flexiblen Arbeitszeiten die Notwendigkeit mit sich bringt, den Informationszugang für Mitarbeiter von überall her zu verbessern.

4. Bedarf an Technologieinvestitionen

Wie auch in anderen Bereichen der Gesellschaft wird vom öffentlichen Sektor erwartet, dass er seine Dienstleistungen verbessert, indem er ein digitales Dienstleistungsmodell einführt und Technologien einsetzt, um die betriebliche Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Ergebnisse für seine Bürger zu verbessern.

5. Gesetzliche Anforderungen zur Digitalisierung (Arbeitsschutzgesetz)

Seit dem letzten Jahr sind deutsche Unternehmen gesetzlich dazu verplichtet Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen, man mag dazu stehen wie man will aber dieser Trend zu digitaliserung wird sich fortzsetzen und ein Workforce management System hilft dabei auch diesen gesetzlichen hürden zu überwinden. Desweiteren besteht seit dem Krankenhauszukunftsgesetz ein Interesse an Digitalisierung seitens des Staates.

Erfahren Sie mehr: Wie lassen sich die Herausforderungen des öffentlichen Sektors mit Softworks meistern?

Was sind die Herausforderungen der Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor?

Die Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor kann aufgrund der folgenden Faktoren eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein:

1. Die Notwendigkeit einer 24/7/365-Besetzung

Während viele Organisationen des öffentlichen Sektors montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr arbeiten, müssen viele, wie z. B. die Polizei, die Rettungsdienste und das Gesundheitswesen, rund um die Uhr und an 365 Tagen in der Woche besetzt sein und in der Lage sein, Notfallpläne für größere Vorfälle auf regionaler oder nationaler Ebene vorzubereiten.

2. Qualifikationsbasierte Personaleinsatzplanung

Unabhängig davon, ob sie von 9 bis 5 oder rund um die Uhr und 365 Tage die Woche arbeiten, benötigen die Dienste des öffentlichen Sektors oft eine ganz bestimmte Mischung von Fähigkeiten und Aufgaben, um die erwarteten Dienstleistungen zu erbringen und bei Bedarf zusätzliche Ressourcen abrufen zu können.

3. Gewerkschaftliche und gesetzliche Anforderungen

In Organisationen des öffentlichen Sektors können die Dienstpläne der Mitarbeiter an komplexe Personalvorschriften gebunden sein, die oft aus mehreren Tarifverträgen und Gewerkschaftsvereinbarungen bestehen. Dies gilt natürlich zusätzlich zu den Standardvorschriften des Landes, wie z. B. Arbeitszeitgesetze oder Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, die befolgt werden müssen.

4. Vorhandene Planungsprozesse

Organisationen des öffentlichen Sektors verwenden eine Vielzahl von Instrumenten zur Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen. Viele Organisationen verlassen sich immer noch auf Papierformulare, Online-Dokumente und Tabellenkalkulationen, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind und sich nur schwer spontan anpassen lassen. Andere haben vielleicht ein Zeiterfassungssystem, um die Arbeitszeit und die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen, aber keine Möglichkeit, diese Informationen für die Zeitplanung zu nutzen. Einige Organisationen des öffentlichen Sektors haben vielleicht in ein System zur Personaleinsatzplanung investiert, das jedoch zu einfach ist, um die komplexen, auf Fähigkeiten basierenden Einsatzpläne zu erstellen und zu verwalten, die im öffentlichen Sektor erforderlich sind, und gleichzeitig die gewerkschaftlichen und gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen.

Erfahren Sie mehr: Wie verwaltet man die Personaleinsatzplanung mit Softworks?

Wie wirken sich diese Herausforderungen auf die Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor aus?

Das Ergebnis der Bewältigung der oben genannten Herausforderungen

1. Der Bedarf an einer 24/7/365-Personalabdeckung
2. Qualifikationsbasierte Personaleinsatzplanung
3. Gewerkschaftliche und gesetzliche Anforderungen
4. Bestehende Planungsprozesse

bedeuten, dass die Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor ein komplexer, zeitaufwändiger Prozess sein kann, der manuelle Eingriffe der Führungskräfte erfordert. Aufgrund der mangelnden Sichtbarkeit von Fähigkeiten und Verfügbarkeit der Mitarbeiter kann es schwierig sein, im Voraus zu planen oder die Pläne schnell anzupassen, um unerwarteten Ereignissen wie Krankheit oder Notfällen gerecht zu werden. Die Mitarbeiter leiden darunter, dass sie nicht ausreichend über ihre Arbeitszeiten informiert werden, was es ihnen erschwert, ihr Leben außerhalb der Arbeit zu planen, und zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt.

Was sind die Folgen einer ineffektiven Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor?

Erfahren Sie mehr: Wie verwaltet man die Personaleinsatzplanung effektiv?

Was ist Workforce Management Software?

Workforce Management Software ist eine Technologie zur Optimierung der Personalplanung, -einsatzplanung und -verwaltung. Sie wurde entwickelt, um Unternehmen bei der effizienten Zuweisung und Verwaltung ihres Personals sowie bei der Überwachung und Analyse der Mitarbeiterleistung zu unterstützen.

Sie hilft Arbeitgebern, manuelle Prozesse zu eliminieren und die Aufgaben der Mitarbeiterverwaltung in den folgenden Bereichen zu rationalisieren und zu automatisieren:

Wie kann Workforce Management Software die Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor verbessern?

Damit Organisationen des öffentlichen Sektors ihre Herausforderungen meistern können, müssen sie Wege finden, um die betriebliche Effizienz und die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren – und gleichzeitig einen hervorragenden öffentlichen Dienst zu leisten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Genau hier kann Workforce Management Software helfen.

Workforce Management Software hilft dabei, manuelle Prozesse zu eliminieren, indem sie es ermöglicht, alle Pläne in einem zentralen System zu erstellen, das auch alle HR-Informationen enthält, die für die Erstellung dieser Pläne benötigt werden, wie z. B. Arbeitsregeln und -richtlinien, Arbeitszeiten, Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter.

Workforce Management Software kann die Personaleinsatzplanung auf folgende Weise verbessern:

1. Zugang zu genauen Mitarbeiterinformationen

Mit der Workforce Management Software haben Planer ein einziges System mit vollständiger Übersicht über aktuelle Informationen zu Arbeitszeiten, geplanten Abwesenheiten, Fähigkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter, anstatt Informationen aus verschiedenen Systemen, Formularen, Tabellen oder Abteilungen zusammenstellen zu müssen, um Pläne zu erstellen.

2. Qualifikations- und rollenbasierte Zeitplanung

Workforce Management Software ermöglicht es Organisationen des öffentlichen Sektors, die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter einfach zu verfolgen und zu verwalten. Pläne können dann auf der Grundlage der erforderlichen Rolle und der an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit benötigten Fähigkeiten erstellt werden. Die Software zeigt automatisch nur diejenigen an, die entsprechend qualifiziert und verfügbar sind, um die Einhaltung von Service- und Qualitätsstandards zu gewährleisten.

3. Automatisierte Planerstellung

Sobald die Workforce Management Software so konfiguriert ist, dass sie die individuellen Arbeitsabläufe des Unternehmens widerspiegelt, können Zeitpläne automatisch Wochen und sogar Monate im Voraus erstellt werden, wobei Faktoren wie Fairnessregeln, Fähigkeiten, Verfügbarkeit sowie gesetzliche und gewerkschaftliche Anforderungen berücksichtigt werden. Dies spart den Planern im Vergleich zu herkömmlichen Methoden viele Stunden.

4. Verbesserte Kostenkontrolle

Durch die automatisierte Planung werden die mit manuell erstellten Plänen verbundenen Fehler reduziert. Manager können sich darauf verlassen, dass die Planung auf den Anforderungen des Unternehmens sowie auf dem aktuellen Personalbestand und den Verträgen basiert, wodurch Kosten und der Bedarf an Überstunden reduziert werden.

5. Gewährleistung von Fairness

Eine häufige Herausforderung bei der Personaleinsatzplanung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihren gerechten Anteil an Bereitschafts-, Urlaubs-, Wochenend- und Nachtschichten übernehmen. Die Workforce-Management-Software kann so konfiguriert werden, dass sie die im Unternehmen vereinbarten Fairnessregeln widerspiegelt und sicherstellt, dass jedes Teammitglied gleich behandelt wird. Dies reduziert den Stress für die für die Planung Verantwortlichen, da sie nicht mehr aus dem Gedächtnis heraus arbeiten müssen, wer in der Vergangenheit welche Schichten übernommen hat, und sorgt für Fairness unter den Teammitgliedern, was ein positiveres Arbeitsumfeld fördert.

6. Bessere Mitarbeitererfahrung

Über die Employee Self-Service App, die auf dem Desktop, Laptop oder Smartphone verfügbar ist, können die Pläne den Mitarbeitern sofort nach ihrer Fertigstellung zur Verfügung gestellt werden, so dass sie nicht mehr am Arbeitsplatz sein müssen, um die Pläne im Intranet, per E-Mail oder am Schwarzen Brett einzusehen. Durch die bessere Sichtbarkeit und Kontrolle ihrer Zeitpläne wird es für die Mitarbeiter des öffentlichen Sektors einfacher, ihr Arbeits- und Privatleben miteinander zu vereinbaren, was zu einer verbesserten Mitarbeitererfahrung, weniger Fehlzeiten und engagierteren Mitarbeitern führt.

Die Employee-Self-Service-Funktionen der Workforce-Management-Software ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Zeitplanpräferenzen und -einschränkungen einzugeben, z. B. ihre Verfügbarkeit für Überstunden oder bestimmte Schichten, so dass diese bei der Erstellung von Zeitplänen berücksichtigt werden können – ein Schlüsselfaktor zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen, werden Stress und Burnout reduziert und die Rentabilität verbessert.

Erfahren Sie mehr: Wie hilft die Workforce-Management-Software von Softworks dem öffentlichen Sektor?

Zusammenfassung

Eine effektive Personaleinsatzplanung im öffentlichen Sektor trägt in hohem Maße zur organisatorischen Effizienz, zum Kostenmanagement und zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Der Einsatz von Workforce Management Software mit Planungsfunktionen, die auf die besonderen Anforderungen von Organisationen des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind, verändert den Mitarbeiterplanungsprozess und bietet Vorteile wie eine einfachere und effizientere Planung, eine bessere Kostenkontrolle und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.