„Was gemessen wird, wird auch gemanagt“ ist ein Grundsatz, der häufig auf Unternehmenssituationen angewandt wird. Das Zitat wird im Allgemeinen dem Managementexperten Peter Drucker zugeschrieben, obwohl es auch Tom Peters, Edwards Deming und Lord Kelvin und anderen zugeschrieben wird. Unabhängig davon, wer es gesagt hat, ist die Botschaft ziemlich klar: Wenn man etwas misst, erhält man die Informationen, die man braucht, um bessere und fundiertere Entscheidungen zu treffen und damit seine Geschäftsabläufe zu verbessern.
Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum die Verwaltung, Überwachung und Messung der Zeit und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter so wichtig ist:
Jede Minute der Zeit eines jeden Mitarbeiters kostet
In jedem Unternehmen ist Zeit eine wichtige Ressource, die effektiv und effizient genutzt werden sollte. Jede Minute der Zeit Ihrer Mitarbeiter stellt einen Kostenfaktor für Ihr Unternehmen dar, sei es in Form von Löhnen, Gehältern oder anderen Leistungen. Daher ist es unerlässlich, jede Minute der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, damit Sie fundierte und strategische Entscheidungen treffen können, die die betriebliche Leistung und Rentabilität steigern. In vielen Branchen machen die Arbeitskosten einen erheblichen Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens aus, oft bis zu 70 %. Daher ist es wichtig, die Arbeitskosten so weit wie möglich zu senken.
Ungenehmigte Überstunden, Fehlzeiten, Arbeitsunfähigkeitsregelungen, fragwürdige Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, verspätetes Eintreffen, vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses, lange Pausen und unproduktive Mitarbeiter tragen alle zu steigenden Personalkosten bei. Ohne ein automatisiertes System zur Erfassung dieser Informationen sind diese Kosten nur schwer zu ermitteln, zu quantifizieren oder zu qualifizieren.
Durch die Einführung eines zuverlässigen Zeiterfassungssystems können Sie die Zeit und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter genau verfolgen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen jede geleistete Minute erfasst.
Geringere Lohnkosten – weniger Überzahlungen
Ein automatisiertes Zeiterfassungssystem kann einen erheblichen Einfluss auf die Lohnkosten eines Unternehmens haben. Es kann dazu beitragen, sowohl Über- als auch Unterzahlungen zu reduzieren, die durch verschiedene Faktoren wie Verspätungen, vorzeitiges Beenden der Arbeit, lange Pausen, nicht genehmigte Überstunden und fehlerhafte Dateneingabe entstehen.
Durch die genaue Erfassung der von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden kann das System sicherstellen, dass die Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Fluktuation verringern kann. Das System kann auch in Ihre bestehenden Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert werden, so dass die Daten direkt eingespeist werden und manuelle Fehler vermieden werden, was die Genauigkeit erhöht und den Zeitaufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich verringert.
Andererseits kann es zu Unterbezahlungen kommen, wenn Mitarbeiter nicht für alle geleisteten Stunden oder zu einem falschen Satz bezahlt werden. Dies kann zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter, schlechter Arbeitsmoral und sogar zu rechtlichen Problemen führen. Ein automatisiertes Zeiterfassungssystem kann helfen, diese Probleme zu erkennen und zu korrigieren, damit die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Dies kann letztlich dazu beitragen, die Kosten im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten, Beschwerden und Mitarbeiterfluktuation zu senken.
Ungenehmigte Überstunden, Fehlzeiten, Arbeitsunfähigkeitsregelungen, fragwürdige Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, verspätetes Eintreffen, vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses, lange Pausen und unproduktive Mitarbeiter tragen alle zu steigenden Personalkosten bei. Ohne ein automatisiertes System zur Erfassung dieser Informationen sind diese Kosten nur schwer zu ermitteln, zu quantifizieren oder zu qualifizieren.
Effizientes Abwesenheits-Management von Mitarbeitern
Die Abwesenheit von Mitarbeitern kann sich nachteilig auf die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens auswirken. Die Abwesenheit eines Mitarbeiters kann dazu führen, dass andere Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, was zu Überstunden und einem geringeren Serviceniveau führt. Dies wiederum kann zu einer Verschlechterung der Arbeitsmoral der Mitarbeiter führen, die für einen abwesenden Kollegen einspringen müssen, was wiederum zu einem Rückgang der Gesamtproduktivität und -effizienz führt.
Fehlzeiten können auch erhebliche finanzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Direkte Kosten wie Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Überstundenzahlungen können sich schnell summieren, aber indirekte Kosten wie Produktivitätsverluste und sinkende Arbeitsmoral können die direkten Kosten oft übersteigen. Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass die Kosten für Fehlzeiten bis zum Vierfachen der direkten Kosten betragen können.
Um Fehlzeiten effektiv zu verwalten und diese Kosten zu senken, können Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware einsetzen. Die Software kann dabei helfen, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu verfolgen, den Krankenstand zu überwachen und dem Management Echtzeitdaten zur Verfügung zu stellen. Durch die Ermittlung von Fehlzeitenmustern und die Beseitigung der Hauptursachen, wie z. B. Burnout bei Mitarbeitern oder schlechte Managementpraktiken, können Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um Fehlzeiten zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern.
Berichterstattung an das Management
Lösungen für die Zeiterfassung liefern umfassende Daten, die als Grundlage für Geschäftsentscheidungen und zur Optimierung der Produktivität genutzt werden können. Da die Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen, kann die Geschäftsleitung fundierte Entscheidungen treffen, die sich auf die Geschäftsergebnisse auswirken können. Mit diesen Lösungen können Unternehmen die Leistung ihrer Mitarbeiter überwachen, die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren sicherstellen und die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeiter über längere Zeiträume hinweg verfolgen.
Durch die Bereitstellung präziser und detaillierter Berichte über Mitarbeiterstunden und Lohnkosten helfen Zeiterfassungslösungen Unternehmen, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen. Diese Informationen können genutzt werden, um effektivere Managementstrategien zu implementieren, die Zeitpläne der Mitarbeiter zu optimieren und das Risiko von kostspieligen Fehlern oder Unstimmigkeiten zu verringern.
Darüber hinaus hilft ein vollständiges Bild der Mitarbeitereffizienz und -trends für das gesamte Unternehmen sicherzustellen, dass Richtlinien, Verfahren und Regeln einheitlich und fair angewendet werden, was zu einer produktiveren und engagierteren Belegschaft führt.
Einhaltung der Arbeitszeitgesetze
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwaltung von Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann kostspielige Strafen, Gerichtsverfahren und eine Schädigung des Rufs eines Unternehmens zur Folge haben. Software für die Zeiterfassung kann dabei helfen, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen wie Mindestlöhnen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Arbeitszeiten und Pausen sicherzustellen.
In vielen Regionen, darunter Europa, die Vereinigten Staaten, Kanada und andere, sind die Arbeitsgesetze komplex und ändern sich ständig. Für Unternehmen kann es eine Herausforderung sein, mit diesen Gesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, vor allem, wenn sie in mehreren Ländern tätig sind. Zeiterfassungssoftware kann den Prozess der Zeiterfassung und -berichterstattung automatisieren und so die Einhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften erleichtern.
Durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau erfassen und die Einhaltung der Arbeitsgesetze nachweisen. Die Software kann Berichte erstellen, aus denen die Einhaltung der Arbeitsgesetze hervorgeht, was den Nachweis der Einhaltung bei Audits oder Inspektionen erleichtert. Auf diese Weise können Unternehmen Geldbußen und andere Strafen vermeiden, die sich aus der Nichteinhaltung von Vorschriften ergeben.
Erfahre mehr: Wie kann man mit Softworks die Arbeitsgesetze einhalten?
Fazit
Durch die Einführung eines zuverlässigen Zeiterfassungssystems können Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau erfassen, die Lohnkosten senken, Fehlzeiten effektiv verwalten, Managementberichte erstellen und die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze gewährleisten.
Diese Vorteile können letztendlich die betriebliche Leistung steigern, die Rentabilität verbessern und die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter erhöhen. Daher sollten Unternehmen eine Investition in Lösungen für die Zeiterfassung in Betracht ziehen, um ihre Personalverwaltungsstrategien zu optimieren und in der heutigen Unternehmenslandschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
