Zeiterfassungssoftware kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen. Sie können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen, Schichten in komplizierten Arbeitsbereichen organisieren, viele Verwaltungsaufgaben automatisieren und viele weitere Vorteile nutzen.
Aber welche Funktionen sollte Ihre Zeiterfassungssoftware haben, damit sie all diese Vorteile bietet?
Wir werden uns mit den wichtigsten Funktionen befassen. Wir werden Softworks als Maßstab dafür nehmen, was Ihre Software für Ihr Unternehmen leisten sollte.
Wenn die von Ihnen gewählte Software eine Kombination all dieser Funktionen aufweist, werden Sie mit einem System arbeiten, das Ihre Geschäftsprozesse massiv verbessern wird.
Die wichtigsten Merkmale einer leistungsstarken Zeiterfassungssoftware
1. Berichterstattung und Analyse
Eine effektive Zeiterfassungssoftware verfügt standardmäßig über leistungsstarke Tools für die Berichterstattung und Datenerfassung. Diese Daten können für künftige Personalprognosen, als Nachweis für Verstöße und zur Unterstützung bei Personalfragen verwendet werden.
Solche Tools sollten auch in der Lage sein, Informationen über die Einhaltung von Vorschriften und Stundenprotokolle für Überstunden, Wochenendarbeit, Urlaub usw. zu speichern. Softworks-Tools sind ein hervorragendes Beispiel für ein hochwertiges Berichts- und Analysewerkzeug.
2. Integrationsfähigkeiten
Eines der wichtigsten Merkmale jeder Zeiterfassungssoftware ist die Fähigkeit zur Integration in andere Software und Tools, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Es ist wichtig, eine Zeiterfassungssoftware zu verwenden, die sich vollständig in bestehende Systeme integrieren lässt.
Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Kosten, die mit neuen Systemen, zusätzlichen Schulungen und möglichen negativen Auswirkungen der falschen Software verbunden sind.
Ein Tool, das sich in die Gehaltsabrechnung und andere Verwaltungstools integrieren lässt, ist ideal für den Erfolg Ihres Unternehmens.
3. Ein- und Ausstempeln
Dies ist natürlich die wichtigste Funktion einer Zeiterfassungssoftware. Es sollte mehrere Möglichkeiten geben, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen, insbesondere bei Fernarbeitern.
Mehrere Möglichkeiten zur Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern und der Zeit, die sie vor Ort oder außerhalb des Unternehmens verbringen, stellen sicher, dass bei der Erfassung der Anwesenheit keine Fehler auftreten.
Falsche Sanktionen und Fehler bei der Gehaltsabrechnung können zu Problemen in der gesamten Verwaltungskette führen. Ein qualitativ hochwertiges Erfassungs- und Berichterstattungsinstrument ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich.
Für die Erfassung vor Ort ist die Biometrie eine der besseren Optionen für eine erfolgreiche Erfassung des Eintritts und der vor Ort verbrachten Zeit.
4. Zugängliche Zeiterfassungsbögen
Ihre Zeiterfassungssoftware sollte leicht zugängliche Zeiterfassungsbögen und/oder ein einfach zu bedienendes Dashboard für Ihre Mitarbeiter haben, damit diese die anstehenden Schichten, Urlaubsanträge, freie Tage usw. einsehen können.
Diese Informationen helfen, die Work-Life-Planung der Mitarbeiter zu verbessern, und unterstützen sie bei der Gehaltsabrechnung.
5. Urlaubsverwaltung
Tools zur Urlaubsverwaltung sollten standardmäßig in Ihrer Zeiterfassungssoftware enthalten sein. Erforderliche Urlaubstage, Feiertage und Freistellungsanträge sollten eine Grundfunktion Ihrer Software sein. Dies erleichtert Ihren Vorgesetzten und Mitarbeitern die Planung und Durchführung.
6. Cloud-basierte Lösung
Die beste und modernste Zeiterfassungssoftware sollte eine Cloud-basierte Lösung sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter und Management mit den richtigen Sicherheitsschlüsseln von überall aus auf die erforderlichen Informationen zugreifen können.
Ein Zugriff nur vor Ort kann zu menschlichen Fehlern und Vergesslichkeit führen. Mit Cloud-Lösungen können Sie Informationen in Silos unterbringen, so dass nur die zuständigen Personen Zugriff auf die benötigten Informationen haben.
Dies ist ein schneller, effizienter und sicherer Ansatz für den Informationsaustausch und -zugriff.
7. Automatische Dienstplanung
Die automatisierte Dienstplanung sollte ein Schlüsselelement Ihrer Softwarefunktionen sein. Die Zeit- und Anwesenheitserfassung beginnt nicht erst, wenn sich ein Mitarbeiter meldet, sondern wenn er registriert und ihm Arbeitszeiten bzw. Schichten zugewiesen werden.
Die Schichtplanung ist für viele Branchen wichtig, darunter das Gesundheitswesen, das Gastgewerbe, der Einzelhandel und viele andere Branchen mit komplexen Arbeitsplänen. Intuitive Software kann bei der Planung helfen, indem sie Schichten vorhersagt, Schichtwechsel aufzeichnet und viele der lästigen Verwaltungsaufgaben abnimmt, die mit der Planung, Aufzeichnung und Berichterstattung verbunden sind.
8. Funktionen für die Gehaltsabrechnung
Die Zeiterfassungssoftware sollte vollständig in Ihr Lohnabrechnungssystem integriert sein. Genaue Berichte über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsgeld usw. stellen sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und pünktlich erstellt und verteilt werden.
Dadurch wird die Notwendigkeit menschlicher Eingaben reduziert oder beseitigt, was bedeutet, dass Sie Kosten einsparen und genaue Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter erstellen können, ohne dass menschliche Fehler auftreten.
9. Verbesserte Kommunikation
Ihre Zeiterfassungssoftware sollte über ein Kommunikationsportal verfügen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, in einem sicheren Portal Freistellungen zu beantragen, die Geschäftsleitung über Änderungen zu informieren oder ihren Stundenplan direkt zu konfigurieren.
Effektive Kommunikation ist in jedem Unternehmen wichtig. Der Einsatz der richtigen Software bedeutet, dass Nachrichten nicht verloren gehen, dass Benachrichtigungen präzise und einfach zu verwalten sind und dass die Mitarbeiter mehr Freiheit und eine einfach zu bedienende Plattform für ihre Zeitplanung haben.
10. Alarm-Benachrichtigungen
Warnmeldungen für Abwesenheiten, beantragte Freistellungen und offene Schichten sind ein großer Vorteil für Management und Mitarbeiter.
Eine Zeiterfassungssoftware, die automatisch Benachrichtigungen über bestimmte Kommunikationskanäle versendet, hilft, Personalengpässe oder Unklarheiten über freie Tage zu beseitigen.
Die Mitarbeiter können zusätzliche Schichten in Anspruch nehmen, das Management verfügt über aktuelle Daten und die Benachrichtigungen werden automatisiert, so dass ein freier und fairer Umgang mit offenen Schichten gewährleistet ist.
Fazit:
Nicht jede Zeiterfassungssoftware ist gleich. Wenn die Software, für die Sie sich entscheiden, all dies und mehr bietet, dann haben Sie ein System gewählt, das für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein wird.
Es ist nicht immer notwendig, jede Funktion zu nutzen. Vielleicht haben Sie zum Beispiel bereits ein funktionierendes HR-System. Solange Ihre Zeiterfassungssoftware mit den vorhandenen Systemen integriert werden kann, sind Sie auf einem guten Weg.
