eRostering o “Turnazione elettronica” si riferisce all’adozione di un sistema automatico di organizzazione turni della forza lavoro. Principalmente rivolto al settore sanitario, è anche utilizzato in altri settori come quello logistico, dell’accoglienza e dei servizi. I turni elettronici sono estremamente utili in organizzazioni con complesse strutture turni.
In organizzazioni di servizi come hotel, aereoporti e ospedali, l’importanza di avere forza lavoro in quantità e varietà non può mai essere sottovalutata. Un problema fondamentale associato ad una grande mole di forza lavoro è parità di trattamento e precisione. Molte di queste organizzazioni hanno sofferto, ormai da generazioni, di problemi relativi alla programmazione dei turni, portando dispute ed altri problemi.
Molti sono i benefici per chi ha adottato il sistema eRostering o altri strumenti di gestione del personale. Alcune istituzioni hanno adottato in anticipo questo sistema, mentre altre stanno ancora faticando a pianificare e coordinare i propri turni.
Perchè è così importante?
Per le organizzazioni di servizi essenziali e le grandi corporazioni la programmazione dello staff, specialmente in luoghi di lavoro complessi, assorbe un’incredibile quantità di tempo, forza lavoro e Know How.
Gli ospedali con diversi reparti e forza lavoro sotto sforzo continuo, non dovrebbero aver a che fare anche con l’amministrazione quando potrebbero invece utilizzare le loro conoscenze in aree più importanti. La tecnologia eRostering nasce proprio per questo. Una soluzione automatizzata per la programmazione dello staff che libera Managers e personale HR, e permette alla organizzazione di implementare un equo approccio nella pianificazione dei turni.
Questo aumento di efficienza potenzia lo staff e incrementa significativamente la produttività.
Quali sono le 5 migliori ragioni per adottare eRostering?
1. Maggior Responsabilizzazione
Uno dei problemi più grossi in molte aziende sanitarie, di servizi o ricettive è la responsabilità, per non parlare delle buste paga; il processo stesso può diventare complesso e far perdere molto tempo. Le aziende spesso si scontrano con lamentele riguardo la busta paga, gli straordinari o la malattia.
Dato che l’uomo è generalmente incline all’errore, adottando la tecnologia eRostering riusciremmo non solo ad eliminare molti rischi legati a questo aspetto ma anche ad assicurare un livello più alto di responsabilizzazione. Questo sistema automatico alloca i dipendenti nei corretti dipartimenti, nei tempi e costi giusti.
Erostering riesce facilmente ad eliminare enormi quantità di scartoffie e problematiche relative all’amministrazione del personale. Inoltre tutti questi dati possono esser raccolti e centralizzati senza grande sforzo da una sola persona. La tecnologia eRostering assicura l’immediato tracciamento e risoluzione degli errori rilevati.
2. miglior soddisfazione lavorativa
La flessibilità nel luogo di lavoro contribuisce enormemente alla soddisfazione lavorativa. Quando i dipendenti hanno i loro turni nettamente in anticipo, riescono ad avere abbanstanza flessibilità da poter gestire al miglior modo la loro vita piena di impegni.
Erostering rende possibile la creazione di turni nel rispetto delle preferenze di ogni dipendente. Se i sistemi danno la possibilità ai dipendenti di pianificare ferie e/o assenze, quest’ultimi miglioreranno il loro contributo nella gestione aziendale.
Un altro grande vantaggio nell’adozione del software eRostering sta nell’eliminare “i buchi” di turno dell’ultimo minuto che possono spesso portare ad alterazioni del piano turni. Con l’utilizzo di email e messaggi, i membri dello staff disponibili potranno essere avvertiti e coprire tali “buchi”.
Una migliore gestione del tempo libero, delle ferie e dell’organizzazione lavorativa settimanale può davvero far miracoli sul morale di tutto lo staff.
3. Migliore Coordinazione
Quando i professionisti specializzati si concentrano su compiti di amministrazione, inavvertitamente si allontanano dalle loro responsabilità principali. Avere un sistema di turnazione elettronica assicura la copertura da tali compiti e permette ai professionisti di concentrarsi a pieno nella loro attività principale.
Alti livelli di affaticamento e stress, bassa ritenzione di personale e basso morale sono spesso causati da una cattiva gestione dei turni. Con il software eRostering l’equità di trattamento si sviluppa in relazione alle ore lavorate, ed è molto più semplice per i manager intuire le aree problematiche. Alcuni turni richiedono più personale? Sono state assegnate molte più ore del previsto a determinati dipendenti?
Questi problemi se gestiti manualmente possono passare inosservati e difficilmente rilevati. Con strumenti automatici è molto più semplice migliorare e ridurre le probabilità che si manifestino.
4. Un ambiente lavorativo più equo
Al contrario di un sistema manuale, il sistema eRostering promuove una corretta distribuzione dei turni e rimuove quell’aspetto preferenziale, che è tipico del comportamento umano.
eRostering assicura che i giorni di ferie siano amministrati equamente tra tutti i dipendenti e permette ad ogni dipendente di accedere al proprio portale personale e controllare le informazioni relative ai giorni liberi. Quando i giorni liberi del dipendente vengono distribuiti equamente, si crea un ambiente lavorativo più equo.
Erostering e gli altri software di pianificazione sviluppati da Softworks aiutano le organizzazioni a mantenersi conformi ad accordi presi con qualsiasi dipendente.
Gli accordi contrattuali di straordinario, bilancio ferie, assenze ecc… possono esser automaticamente inseriti nel sistema con la possibilità di notificare dipendenti e ammistrazione se sono state raggiunti determinate soglie od obiettivi.
5. Miglior trattamento Pazienti / Servizio Clienti
Aumento di automazione significa più tempo per i professionisti da dedicare a clienti e/o pazienti. Questo fattore può essere di grande aiuto nel migliorare i rapporti tra istituzioni e di chi ne usufruisce i servizi.
Consulenti HR, Managers, coordinatori ed amministratori, giocano un ruolo importante negli ospedali e nelle organizzazioni di servizi. L’organizzazione dei turni è solo una piccola parte delle molte attività che queste figure professionali sono chiamate a compiere, molte delle quali a contatto con i clienti o pazienti.
Con l’adozione di eRostering, queste attività saranno gestite più velocemente ed accuratamente, in maniera tale da poter dedicare più tempo alla soddisfazione dei clienti. Negli hotel, la turnazione permette di creare orari basati sulle disponibilità e responsabilità dei dipendenti. Questo aiuta a assicurarsi che le persone giuste siano al posto giusto.
Conclusione:
Efficienza e affidabilità sono alla base di ogni organizzazione che punta ai risultati. Erostering, se perfettamente implementato, può dare un enorme vantaggio soprattutto nel settore ospedaliero, dell’accoglienza o della vendita al dettaglio.
Ti basterà vedere i risultati che hanno raggiunto istituzioni o aziende ospedaliere per capire quanto influisca un sistema del genere nella pianificazione dei turni e nel morale dello staff.
