Ogni organizzazione utilizza report di qualche tipo, prestando attenzione soprattutto all’aspetto finanziario del business. Non tutte però prestano la stessa attenzione ai dati della propria forza lavoro, perdendo quindi informazioni importanti riguardo la propria organizzazione e come renderla più efficiente.
I processi HR manuali e cartacei spesso comportanto l’archiviazione di grandi quantità di carta negli schedari o liste infinite di fogli Excel. Da un lato può facilitare il ritrovamento di dati relativo ad un dipendente, dall’altro rende quasi impossibile una lettura aggregata dei dati di tutti dipendenti.
I report contenuti nel vostro software per la gestione del personale offrono una soluzione a questo problema, dandovi la possibilità di generare statistiche e andamenti, utili alla pianificazione del futuro ed a prendere decisioni migliori.
Continua a leggere per saperne di più riguardo i 5 report indispensabili sulla forza lavoro.
Report sulla compliance
Organizzazioni in molti paesi del mondo sono obbligate per legge a registrare le ore di lavoro dei dipendenti e dimostrare la conformità a leggi come il Fair Labor Standards Act (USA), il Canada Labor Code o la Direttiva Europea sull’orario di lavoro. Quando i dati di gestione del personale vengono tracciati e analizzati correttamente, è possile evitare che si verifichino problemi di conformità legislativa. La mancata rendicontazione di tali dati espone l’organizzazione sia al rischio di multe, che a casi di mancati straordinari retribuiti o di ore lavorate al di fuori degli orari concordati. Avere una reportistica dedicata alla conformità legislativa assicura da un lato che salari ed orari siano in regola, dall’altro rende più facile l’accesso a tali dati in caso di controllo da parte delle autorità.
Report sulle presenze
Tutti i report relativi alle presenze, mostrano i dipendenti a lavoro, assenti o in ritardo a seconda del proprio orario di lavoro. Molto spesso le aree di un’organizzazione in cui i dipendenti sono costantemente in ritardo sono le aree meno produttive. I report sulle presenze possono identificare queste aree, consentendovi di applicare le vostre politiche sulle presenze o discutere le problematiche derivate con le parti responsabili.
Per i manager, avere uno strumento che dia loro la possibilità di gestire in tempo reale assenze o ritardi imprevisti, rende più efficiente ed efficace il loro lavoro. Nell’era dello smart working, è importante avere la capacità di tener traccia di chi lavora.
Report su ore lavorate
Uno dei maggiori benefici nell’avere un software per la gestione del personale sta nell’abilità di rendere più semplice la rendicontazione delle ore lavorate per fini retributivi, anche nei casi più complessi. Un software gestionale che si rispetti può tracciare e reportare il totale delle ore lavorate e da esse estrarre le ore di paga base e quelle in straordinario, le ore pagate e quelle non pagate. In questo modo non solo si elimina un grosso fardello amministrativo ma si elimina anche errori costosi e migliora l’accuratezza del file buste paga.
Report assenze
Ogni assenza, oltre a produrre un costo monetario, disturba l’attivitá produttiva dell’organizzazione e può creare risentimento tra i dipendenti costretti a coprire le ore extra. Il report assenze da alla vostra organizzazione l’abilitá di capire se vi sono dei trend nell’assenteismo tramite lo storico delle assenze ed identificarne le possibile cause. Esser capaci di raccogliere questi dati, vi permette quindi di migliorare le vostre policies aziendali, riducendone l’assenteismo.
Il report basato sul fattore Bradford utilizza una formula che permette di misurare l’assenteismo del dipendente ed è particolarmente utile per misurare l’impatto delle assenze nel breve termine, che sono considerate più impattanti di quelle a lungo termine. L’incidenza viene misurata tramite il numero di assenze e la durata di ogni assenza, assegnando un risultato ad ogni dipendente.
Report competenze
Il report competenze aiuta la vostra organizzazione ad avere i dipendenti con le giuste competenze, nelle giuste posizioni, in modo tale che riusciate a raggiungere al meglio i vostri obiettivi aziendali, quasiasi sia il vostro settore. Il tracciamento e il reportaggio delle competenze, pone le basi per una pianificazione ottimale del lavoro in tutti i settori, dalla manifattura alla sanità. Inoltre, aiuta ad avere requisiti minimi di assunzione per determinati ruoli ed a creare piani di orario d’emergenza.
Conclusioni
Avere un sistema che generi report sulla propria forza lavoro aiuta a raccogliere dati fondamentali allo sviluppo della propria organizzazione, permettendovi di gestire più efficentemente i propri dipendenti, identificare problemi che impattano notevolmente sulla propria organizzazione e prendere decisioni migliori.
Il sistema gestionale Softworks cattura un’immagine completa dei vostri dipendenti tramite informazioni dettagliate in tempo reale, dashboards e storico dati, dando controllo totale sulla pianificazione del lavoro e riducendo al minimo gli imprevisti legati ad essa.
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