Nel settore delle case di cura, gestire le operazioni in modo efficiente dando priorità al benessere di personale e residenti è una sfida costante. Recentemente, abbiamo organizzato un webinar con Sharon Nunn, Responsabile Finanziaria di Friends of the Elderly, uno dei maggiori clienti di Softworks nel Regno Unito con 17 strutture, in cui ci ha raccontato il percorso della sua organizzazione nel superare queste difficoltà. Ecco i punti salienti della nostra conversazione.
Comprendere la situazione di partenza
Quando Sharon è entrata in Friends of the Elderly, le loro 17 case di cura facevano ampio uso di fogli di presenza manuali per tracciare le ore di lavoro del personale. Questo sistema, pieno di inefficienze, portava a frequenti errori nei cedolini, incomprensioni e numerosi pagamenti supplementari mensili per rimborsare dipendenti a causa di pagamenti errati. Sharon ha descritto questi processi come “spegnere il fuoco con il fuoco”, sottolineando la difficoltà di garantire pagamenti accurati e mantenere la soddisfazione del personale.
Le registrazioni manuali, oltre a essere soggette a errori, richiedevano molto tempo, causando ritardi nei pagamenti e discrepanze nei cedolini. Queste problematiche creavano frustrazione tra il personale, che spesso si sentiva sottovalutato quando il loro stipendio risultava errato.
Il passaggio a un sistema di gestione del personale flessibile
Friends of the Elderly cercava una soluzione su misura per le proprie esigenze, non un sistema preconfezionato che richiedesse l’adattamento dei propri processi. È qui che Softworks è intervenuta. Sharon ha sottolineato l’importanza della collaborazione, affermando:
“Non chiediamo cosa fate, ma come lo fate.”
Softworks ha fornito un sistema gestionale altamente configurabile che ha risposto alle esigenze specifiche di Friends of the Elderly. Sostituendo i processi manuali precedenti con l’automazione, sono stati eliminati gli errori e le operazioni di gestione delle buste paga hanno visto un notevole miglioramento.
Superare la resistenza al cambiamento
Implementare un nuovo sistema in un’organizzazione comporta sempre delle sfide, specialmente quando altera flussi di lavoro e processi consolidati. Sharon ha affrontato una resistenza iniziale da parte del personale, che temeva che il sistema fosse pensato per monitorarli o controllarli. Per superare questo problema, si è recata di persona in ogni struttura, dialogando con il personale e spiegando i benefici del nuovo sistema.
“Non si tratta di controllarvi,” li ha rassicurati, “ma di assicurarvi di essere pagati correttamente per le ore lavorate.”
Grazie alla trasparenza e alla gestione delle preoccupazioni individuali, Sharon è riuscita a ottenere l’approvazione del personale.
Risultati: Efficienza e soddisfazione del personale
I risultati sono stati trasformativi. I processi di gestione delle buste paga, che prima richiedevano giorni per essere conciliati, sono ora completati senza intoppi. Le modifiche ai pagamenti mensili sono scese da 20-30 a meno di una. I dipendenti possono visualizzare i propri turni, orari di ingresso e dettagli di pagamento in tempo reale tramite la app di Softworks, garantendo trasparenza e fiducia.
I benefici si sono estesi oltre la gestione delle buste paga. Il sistema ha fornito report dettagliati su assenze, turni e altre metriche chiave, permettendo decisioni più informate. Ad esempio, le tendenze sulle assenze hanno rivelato problemi sottostanti, consentendo ai manager di affrontarli proattivamente. Sharon ha commentato:
“Modelli e trend che era impossibile identificare manualmente sono ora facilmente visibili.”
Costruire una cultura del coinvolgimento
L’approccio di Sharon è andato oltre l’implementazione della tecnologia: ha promosso una cultura del coinvolgimento. Coinvolgendo il personale nel processo e affrontando le loro preoccupazioni, ha costruito fiducia e migliorato il morale. La fidelizzazione del personale, già superiore alla media del settore, è ulteriormente migliorata, con un’anzianità media dei dipendenti superiore ai sette anni.
Il sistema ha anche permesso ai manager di concentrarsi sulle loro responsabilità principali piuttosto che su compiti amministrativi. Sharon ha osservato:
“I manager non perdono più le mattine bloccati a fare scartoffie. Possono concentrarsi sul supporto ai loro team e sulla qualità dell’assistenza.”
Alcune lezioni che possiamo trarre dal settore delle case di cura
Il percorso di Friends of the Elderly offre lezioni preziose per gli operatori delle case di cura:
- Personalizzare le soluzioni alle proprie esigenze: Un approccio standardizzato funziona raramente. Collaborate con i fornitori di servizi tecnologici per garantire che la soluzione si adatti ai processi della vostra organizzazione.
- Coinvolgere e formare il personale: La trasparenza e la comunicazione sono fondamentali per ottenere il consenso per i nuovi sistemi. Affrontate le preoccupazioni sin dall’inizio e coinvolgete i dipendenti nella transizione, mostrando che vi siete presi la responsabilità di introdurre un nuovo sistema con motivazioni precise.
- Utilizzare i dati per prendere decisioni: I moderni sistemi di gestione del personale forniscono intuizioni utili per migliorare le operazioni, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione del personale.
- Focalizzarsi sul benessere del personale: Pagamenti accurati, processi trasparenti e un approccio comprensivo alle esigenze del personale costruiscono una cultura lavorativa positiva.
Conclusioni
La storia di Sharon dimostra il potere dell’ascolto, della collaborazione e della tecnologia nel superare le sfide operative. Adottando un sistema gestionale flessibile e incentrato sui dipendenti, Friends of the Elderly ha ottenuto miglioramenti significativi in termini di efficienza e soddisfazione del personale.
Per gli operatori di case di cura che affrontano sfide simili, le intuizioni condivise da Sharon rappresentano una guida preziosa. Investire negli strumenti giusti e promuovere una cultura di coinvolgimento può generare un cambiamento duraturo, garantendo il benessere di personale e residenti.
Per saperne di più sull’esperienza di Sharon Nunn e sul percorso di Friends of the Elderly, guarda il webinar completo qui o contattaci per una demo senza impegno.
