5 modi con cui la tecnologia di gestione del personale può aiutarti a gestire la transizione al lavoro ibrido
Il Covid-19 ha cambiato radicalmente il mondo del lavoro. Aziende che prima erano scettiche riguardo il lavoro da remoto, sono state costrette ad implementarlo in poche settimane. Molti dipendenti, dopo aver sperimentato i benefici del lavoro da casa nella vita quotidiana, hanno deciso di mantenere questa flessibilità a lungo termine, combinando lavoro da casa e lavoro in ufficio.
I datori di lavoro hanno constatato che questa combinazione, chiamata appunto “lavoro ibrido”, riduce i costi in termini di spese per edifici e uffici e attrae un vasto bacino di candidati, mantenendo lo stesso ritmo produttivo. Dato che ci stiamo avviando ad un periodo di superamento della pandemia, come possono le aziende assicurarsi che questo modello di lavoro sia gestito correttamente?
Generalmente quando parliamo di lavoro ibrido pensiamo subito alla combinazione tra il lavoro svolto in ufficio e quello da casa, ma non prendiamo in considerazione il crescente numero di dipendenti che richiede una maggior flessibilità lavorativa. Gestire questo livello di flessibilità può diventare un incubo amministrativo senza la corretta tecnologia in campo.
Di seguito verranno descritte alcune delle tecnologie disponibili per la gestione del personale da remoto:
1. Monitoraggio dell’orario di lavoro dei dipendenti
Software dedicati alla gestione del personale aiutano a registrare accuratamente le ore lavorate di qualsiasi dipendente, utilizzando diversi metodi: dai cartellini elettronici alle timbratrici biometriche fino a portali dedicati o app in cui il dipendente può registrare e visionare i propri dati su qualsiasi piattaforma (cellulare, tablet, pc). Dare la possibilità ai dipendenti di timbrare e consultare i propri dati in qualsiasi momento, ovunque, li rende pienamente consapevoli di quali siano le loro tempistiche.
2. Ferie e gestione delle assenze
Durante la pandemia una larga fetta di dipendenti, in diversi settori strategici, ha accumulato molti giorni di ferie. Un sistema gestionale può ovviare a tutto ciò dando la possibilità ai dipendenti di poter vedere il proprio saldo ferie e richiederle tramite una app dedicata. I manager dovranno solamente accettare o meno la richiesta di ferie effettuata in accordo con il calendario del team, visionabile nel sistema stesso. Non solo viene così eliminato lo stressante compito della gestione delle ferie, ma esse vengono anche pianificate in modo tale da dare continuità produttiva.
3. Gestione HR
La presenza di personale dislocato sul territorio, rende necessario centralizzare la raccolta dati di tutti i dipendenti. Un gestionale connesso ad un server cloud che raccoglie le informazioni personali dei dipendenti, i certificati o i documenti necessari allo svolgimento della mansione e le valutazioni di prestazione lavorativa, rende il lavoro sicuro eliminando i documenti cartacei.
4. Pianificazione dei turni dei dipendenti
Avere dipendenti che lavorano con orari e luoghi diversi rende particolarmente difficile la creazione di turni. La tecnologia applicata alla gestione del personale semplifica tutto ciò, ottimizzando e aumentando l’efficacia della pianificazione dal singolo dipendente a tutta l’organizzazione.
5. Garantire conformità legislativa, salute e sicurezza
I requisiti normativi necessari ad assicurarsi che i dipendenti non superino il tetto massimo di ore lavorate, previsto dalla legge, sono difficili da tenere sotto controllo nei modelli di lavoro ibrido. Con un sistema gestionale in campo è possibile impostare email automatiche che comunichino eventuali violazioni di orario, consentendo di poter agire in anticipo ed evitare problemi aggiuntivi relativi al benessere di ogni dipendente.
L’esperienza della pandemia ha mostrato come sia possibile mantenere la stessa produttività anche con lo smartworking. Man mano che sempre più aziende hanno adottato il modello di lavoro ibrido, la tecnologia nella gestione del personale si è evoluta ed ha trovato soluzioni sicure, semplici ed efficaci.
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