La pianificazione del personale può essere un processo impegnativo e complesso, nel quale i manager devono far combaciare la disponibilità dei dipendenti con la domanda prevista e con i livelli di servizio richiesti. Inoltre, le organizzazioni del settore pubblico affrontano sfide uniche che si aggiungono a questa complessità.
In questo articolo, parleremo delle sfide che le organizzazioni del settore pubblico affrontano nel programmare la loro forza lavoro e di come il software per la gestione del personale può aiutare a semplificare e automatizzare il processo di pianificazione per il settore pubblico.
- Quali sono le sfide che il settore pubblico affronta al giorno d’oggi?
- Quali sono le sfide legate alla pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
- Qual è l’effetto di queste difficoltà sulla pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
- Quali sono le conseguenze di una pianificazione inefficace del personale nel settore pubblico?
- Cos’è il software per la gestione del personale?
- Come può il software per la gestione del personale migliorare la pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
Quali sono le sfide che il settore pubblico affronta al giorno d’oggi?
Le sfide che il settore pubblico affronta non sono mai state così grandi. Eccone solo alcune:
1. Maggiori aspettative di fornitura del servizio
I cittadini vogliono un grado più alto di servizio e una disponibilità più alta dei loro servizi pubblici, con un cambio di focus dal governo verso il cittadino ma, in molte aree, bilanci e numero di dipendenti non sono aumentati per far fronte alla maggiore domanda.
2. Maggiori responsabilità
Domande relative alle decisioni di sistema vengono fatte sempre più frequentemente dal pubblico e dai media. Ministri del governo e capi di direzione vengono considerati pubblicamente responsabili per le decisioni prese in merito all’allocazione dei soldi pubblici.
3. Sfide nella gestione del personale
Dal punto di vista della gestione del personale, e in particolare per quanto riguarda attirare e mantenere un numero sufficiente di dipendenti, il settore pubblico affronta una concorrenza sempre maggiore da parte del settore privato, mentre la diffusione del lavoro remoto e flessibile sprona a migliorare l’accesso alle informazioni per i dipendenti in qualsiasi luogo si trovino.
4. Esigenza per investimenti tecnologici
Così come accade per altre aree della società, ci si aspetta che il settore pubblico migliori i suoi servizi utilizzando un modello di fornitura di servizi digitale, e sfruttando la tecnologia per migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare i risultati per i suoi cittadini.
Scopri di più: Come affrontare le sfide del settore pubblico con Softworks?
Quali sono le sfide legate alla pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
La pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico può essere un compito complesso e impegnativo a causa dei seguenti fattori:
1. Il bisogno di personale presente 24 ore su 24
Se è vero che molte organizzazioni del settore pubblico operano dalle 9 alle 17 dal lunedì al venerdì, è anche vero che molte altre quali la polizia, i servizi di emergenza e la sanità necessitano di personale attivo 24 ore su 24 ogni giorno dell’anno e devono essere pronti a ogni eventualità, con piani di risposta a gravi incidenti su scala regionale o nazionale.
2. Pianificazione dei dipendenti basata sulle abilità
Che si lavori 8 o 24 ore al giorno, i servizi del settore pubblico spesso richiedono una combinazione di abilità e di ruoli lavorativi molto specifici per garantire l’erogazione dei servizi richiesti, così come la capacità di ottenere risorse addizionali, dovesse essercene bisogno.
3. Requisiti sindacali e di regolamento
All’interno delle organizzazioni del settore pubblico, i turni dei dipendenti possono essere vincolati da regole del personale complesse, spesso il risultato di molteplici adattamenti e accordi sindacali. Tutto questo va ovviamente a sommarsi ai regolamenti di base dello stato, come leggi sulle ore lavorate o leggi sulla salute e la sicurezza sul lavoro, che bisogna rispettare.
4. Processi di pianificazione preesistenti
Le organizzazioni del settore pubblico utilizzano una grande varietà di strumenti per creare e gestire i turni dei dipendenti. Molte organizzazioni fanno ancora affidamento su soluzioni cartacee, documenti online e fogli elettronici che richiedono tempo, portano a sbagliare facilmente e sono difficili da modificare in tempi rapidi. Altri potrebbero aver installato un sistema di timbrature e presenza per registrare le ore lavorate e la presenza effettiva dei dipendenti, ma non hanno alcun modo di usare queste informazioni in un’ottica di programmazione dei turni. Alcune organizzazioni del settore pubblico potrebbero aver investito in un sistema di pianificazione del personale, ma potrebbe offrire funzionalità troppo basilari per creare e gestire turni complessi basati sulle abilità così come richiesti dal settore pubblico, tenendo anche conto dei requisiti sindacali e regolamentari.
Scopri di più: Come gestire la pianificazione dei dipendenti con Softworks?
Qual è l’effetto di queste difficoltà sulla pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
Qual è l’effetto di queste difficoltà sulla pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
- Il bisogno di personale presente 24 ore su 24
- Pianificazione dei dipendenti basata sulle abilità
- Requisiti sindacali e di regolamento
- Processi di pianificazione preesistenti
è che la pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico può essere un processo complesso e impegnativo, che richiede l’intervento manuale dei supervisori. Senza poter visualizzare le abilità e le disponibilità dei dipendenti, può essere difficile organizzarsi in anticipo o modificare velocemente i programmi per adattarsi a eventi inaspettati come malattie o emergenze. I dipendenti ne soffrono le conseguenze dato che non ricevono informazioni sui loro turni lavorativi con abbastanza anticipo, il che rende più difficile organizzare la loro vita privata fuori dalle ore lavorative, aumentando l’insoddisfazione tra i dipendenti.
Quali sono le conseguenze di una pianificazione inefficace del personale nel settore pubblico?
- Incapacità di fornire servizi
- Maggiori costi
- Stress negli ambienti di lavoro
- Maggior assenteismo
- Maggior ricambio del personale
Scopri di più: Come gestire efficacemente la pianificazione dei dipendenti?
Cos’è il software per la gestione del personale?
Il software per la gestione del personale è una tecnologia utilizzata per ottimizzare la pianificazione, la programmazione e la gestione della forza lavoro. È progettato per aiutare le organizzazioni ad allocare e gestire il loro personale in modo efficace, nonché a monitorare e analizzare la produttività della forza lavoro.
Aiuta i datori di lavoro a eliminare i processi manuali, oltre che a semplificare e automatizzare le mansioni di gestione dei dipendenti nelle seguenti aree:
Come può il software per la gestione del personale migliorare la pianificazione dei dipendenti nel settore pubblico?
Per far sì che le organizzazioni del settore pubblico possano far fronte alle loro sfide, devono trovare modi di massimizzare la loro efficienza operativa e la loro produttività lavorativa – al contempo offrendo un eccellente livello di servizio al pubblico e garantendo la soddisfazione dei dipendenti. Ed è proprio in questo ambito che il software gestionale può essere d’aiuto.
Il software per la gestione del personale aiuta a eliminare i processi manuali permettendo di creare tutti i piani turno in un unico sistema centralizzato, che contiene anche tutte le informazioni relative alle risorse umane necessarie per pianificare i turni, come regole e procedimenti lavorativi, orari di lavoro dei dipendenti, disponibilità e abilità.
Il software per la gestione del personale può aiutare a migliorare la pianificazione del personale nei seguenti modi:
- Accesso a informazioni accurate sui dipendenti
- Pianificazione basata su abilità e ruoli
- Assegnazione turni automatizzata
- Miglior controllo dei costi
- Equità garantita
- Esperienza migliore per i dipendenti
- Maggior reattività
1. Accesso a informazioni accurate sui dipendenti
Con il software per la gestione del personale, i coordinatori hanno un unico sistema con piena visibilità su informazioni aggiornate in tempo reale relative agli orari di lavoro dei dipendenti, le assenze pianificate, abilità e preferenze, invece che essere costretti a creare piani turni facendo affidamento su molteplici sistemi, documenti, fogli elettronici o dipartimenti.
2. Pianificazione basata su abilità e ruoli
Il software per la gestione del personale permette alle organizzazioni del settore pubblico di esaminare e gestire le abilità dei dipendenti con facilità. I piani turni possono dunque essere creati basandosi sulle abilità e sui ruoli richiesti in un determinato luogo e momento. Il software selezionerà in modo automatico solo i dipendenti disponibili e con i requisiti necessari, garantendo il mantenimento dei livelli di qualità e di servizio.
3. Creazione di programmi automatizzata
Una volta che il software per la gestione del personale è configurato per riflettere le regole lavorative specifiche della vostra organizzazione, i piani turni possono essere copiati automaticamente con settimane o addirittura mesi di anticipo, tenendo conto di fattori quali regole sull’equità, abilità, disponibilità, oltre che dei requisiti sindacali e di regolamento. Tutto ciò fa risparmiare ore di tempo ai coordinatori, rispetto a metodi più tradizionali.
4. Miglior controllo dei costi
La pianificazione automatica riduce gli errori associati alla preparazione manuale dei piani turni. I manager possono essere sicuri che la programmazione sarà basata sui requisiti dell’organizzazione, sui livelli correnti di presenza e sui contratti, riducendo così i costi e il bisogno di straordinari.
5. Equità garantita
Assicurarsi che tutti ricevano la stessa quantità di turni a chiamata, ferie, giorni di riposo e turni notturni è una sfida di pianificazione che accomuna chiunque sia responsabile di creare piani turni. Il software gestionale può essere configurato per riflettere le regole per l’equità pertinenti alla vostra organizzazione, e garantirà che ogni membro del vostro team sia trattato equamente. Questo riduce lo stress di chi è responsabile della pianificazione dei turni poiché non saranno più costretti a memorizzare chi è stato assegnato a quali turni in passato, e garantisce l’equità tra i vari dipendenti promuovendo un ambiente di lavoro più positivo.
6. Esperienza migliore per i dipendenti
I piani turni possono essere visualizzati dai dipendenti non appena vengono completati, tramite la App self-service dipendenti disponibile su desktop, laptop o smartphone, eliminando il bisogno per i dipendenti di essere fisicamente in ufficio per vedere i programmi via intranet, email o tramite tabelloni. Con maggiore visibilità e controllo dei loro turni, bilanciare la vita lavorativa con quella privata diventa più facile per i dipendenti del settore pubblico, il ché porta a una esperienza di lavoro migliore, una riduzione dell’assenteismo e dipendenti più partecipi.
Le funzionalità del self-service dipendenti del software per la gestione del personale permettono ai dipendenti di inserire le loro preferenze e i loro limiti di turno, come ad esempio la loro disponibilità per straordinari o a lavorare in orari specifici, cosicché il tutto venga preso in considerazione quando si creano nuovi piani turni, un fattore chiave nell’aumentare la soddisfazione dei dipendenti e nel ridurre lo stress da lavoro.
7. Maggior reattività
Il software per la gestione del personale garantisce che qualsiasi carenza causata da assenze impreviste può essere segnalata e sistemata immediatamente. Avvisi tramite mail o notifiche visibili dall’app self-service dipendenti possono essere inviati a qualsiasi membro del personale che sia disponibile e qualificato, chiedendo loro di riempire la lacuna. Questi avvisi possono essere configurati per assicurarsi che compiano con le vostre norme di equità, e saranno limitati unicamente a quei dipendenti adatti a lavorare secondo le leggi sindacali e relative alle ore di lavoro. Una volta che il dipendente accetta il turno e quest’ultimo viene approvato, il programma viene ufficialmente confermato e il piano di lavoro del dipendente viene aggiornato.
Conclusione
La pianificazione efficace del personale nel settore pubblico contribuisce enormemente all’efficienza organizzativa, alla gestione dei costi e ai livelli di soddisfazione dei dipendenti. Utilizzare il software gestionale con funzionalità di pianificazione progettate per i requisiti unici delle organizzazioni del settore pubblico trasforma il processo di pianificazione dei dipendenti, offrendo benefici quali una programmazione più facile ed efficiente, un miglior controllo dei costi e livelli più alti di soddisfazione dei dipendenti.
