Molti nuovi strumenti innovativi e automatizzati stanno sostituendo tante delle funzioni del foglio di calcolo convenzionale o dei sistemi sviluppati internamente per la pianificazione del personale. La gamma di software gestionali oggi disponibili sul mercato aiuta a garantire che le aziende funzionino al meglio delle loro potenzialità.
Questi strumenti possono migliorare molto la gestione delle difficoltà che possono sorgere nella creazione dei turni, fornendo una serie di opzioni di automazione e comunicazione.
Ci sono numerosi vantaggi nell’adottare sistemi gestionali automatizzati in azienda, ma in che modo essi influiscono sui dipendenti e come possono migliorare il rapporto con gli stessi? In questo articolo, esamineremo come l’utilizzo di uno strumento di pianificazione sia vantaggioso e come esso aiuti a migliorare il benessere dei dipendenti.
Gestione del personale e dei turni, alcuni aspetti da considerare
La pianificazione del personale è una delle funzioni principali in ogni azienda in tutti i settori. Si tratta di un’operazione spesso complessa, dato che implica il calcolo dei carichi di lavoro previsti, il numero di persone richiesto, eventuali sedi diverse in cui i dipedenti dovranno recarsi, ecc. Può inoltre determinare direttamente o indirettamente la gestione delle buste paga insieme a molte altre attività ad essa associate.
Diversi fattori chiave influenzano la gestione della forza lavoro, alcuni dei quali includono:
- Aumento del turnover (in particolare nei settori della vendita al dettaglio e dell’ospitalità)
- Disponibilità e capacità del personale
- Aumento significativo degli imprevisti (ad es. visite ospedaliere durante particolari festività, giorni di malattia dovuti alla pandemia)
In poche parole, la pianificazione della forza lavoro consiste nell’assegnare il personale giusto nei ruoli giusti al momento giusto. Per far ciò, è necessario tenere conto delle preferenze dei dipendenti, dei permessi richiesti, delle normative vigenti e molto altro. Un compito abbastanza semplice per le piccole imprese, che si tramuta invece in un mal di testa crescente quando le aziende diventano grandi o si occupano di turni complicati, come nel settore socio-sanitario.
Che cos’è un software per la gestione turni?
Si tratta di un sistema, come quello prodotto da Softworks, che consente di inserire automaticamente le informazioni sui dipendenti, pianificare turni a matrice fissa o a seconda dei requisiti dell’azienda per gestire i dati provenienti dal modulo gestione presenze e assenze, assieme a molte altre funzionalità, in modo da avere tutti i dati in un unico sistema.
È una tecnologia che raccoglie informazioni sugli orari dei turni e le rende accessibili a tutti, anche da remoto. Il software di pianificazione aiuta, inoltre, nella gestione di altri dati fondamentali come congedi per malattia, buste paga e gestione della tassazione. Ovviamente più sofisticato è lo strumento di gestione turni e più attività amministrative esso potrà rendere automatiche o più semplici da gestire.
Perché usare un sistema gestionale con turni automatici?
Il bene più importante di ogni azienda è il dipendente. Sono loro che hanno un rapporto diretto con i clienti, che lavorano nei settori produttivi e che si prendono cura dei pazienti, rappresentando quindi il volto dell’azienda nei diversi settori. Con un software per la gestione turni, la Vostra e la loro vita sarà molto più semplice.
In primo luogo, sappiamo bene quanto sia impegnativo e costoso assumere nuovi dipendenti. Pertanto, assicurarsi che il personale attuale sia soddisfatto è il modo migliore per aumentare il benessere dei dipendenti e di conseguenza il servizio fornito ai Vostri clienti.
Nelle aziende dinamiche in cui il cambiamento del carico di lavoro si verifica regolarmente, è essenziale disporre di una pianificazione automatica per far fronte alle sfide quotidiane.
Inoltre, la riduzione al minimo del tempo dedicato alle attività amministrative consente ai dipendenti, ai coordinatori e ai manager di svolgere lavori più importanti all’interno dell’azienda.
In che modo un software gestionale aiuta nella fidelizzazione dei dipendenti?
1. Una migliore comunicaziones
AL’assenza di feedback da parte dei supervisori/manager è una preoccupazione tipica fra i lavoratori. I dipendenti richiedono un feedback sul loro lavoro, ma spesso i manager danno per scontato che tutti siano felici solo perché la produzione procede senza intoppi.
Con un software gestionale i manager possono monitorare le prestazioni del personale, il che può aiutare a stabilire avvisi per rivedere le prestazioni che coinvolgono tutti i membri del team. Di conseguenza, si possono migliorare le condizioni del posto di lavoro utilizzando le informazioni raccolte da tutti i dipendenti.
Avendo una migliore comprensione delle prestazioni e della soddisfazione del personale, si può lavorare per migliorare notevolmente la qualità del loro tempo all’interno dell’azienda.
Un sistema cloud che consente ai dirigenti di visualizzare e rivedere i dati dei dipendenti migliora notevolmente la loro comprensione della forza lavoro e consente loro di apportare le modifiche laddove necessario.
2. Aumento del contributo dei dipendenti
Gli studi hanno dimostrato che i dipendenti a cui vengono dati più input nella gestione giornaliera, in particolare la pianificazione dei turni, si sentono più soddisfatti sul lavoro. Strumenti self-service intuitivi in cui i dipendenti possono vedere i turni, richiedere scambi turno e giorni liberi, ecc. contribuiscono notevolmente a rendere concreta questa possibilità.
Per mantenere un equilibrio ed evitare di incorrere in problemi a lungo termine, l’utilizzo del software di pianificazione può aiutare i dipendenti a vedere i propri orari e a scambiare i turni con altri colleghi in caso di emergenza. Tali strumenti consentono alla direzione di tenere traccia degli eventi e al personale di coprirsi a vicenda e diminuire le lamentele avendo un clima generale di condivisione.
3. Equo trattamento del personale
Il software gestionale garantisce che il personale non subisca favoritismi o errori umani nella pianificazione dei turni. Gli strumenti automatizzati assicurano che a ciascun dipendente sia consentito un equilibrio equo in termini di carico di lavoro, cambio turni, festivi, ecc.
Gli strumenti di monitoraggio degli orari e delle presenze aiutano a garantire che la dirigenza abbia una chiara comprensione di chi è puntuale e chi non lo è. Utilizzando strumenti come il quelli forniti dal sistema Softworks che possono tenere traccia dei giorni di riposo, degli obblighi dei dipendenti/dirigenti ecc., è molto più facile garantire un trattamento equo sul posto di lavoro e ciò contribuisce notevolmente a migliorare la soddisfazione dei dipendenti.
4. Ridurre le attività amministrative
Con un sistema automatizzato, si riducono una grande quantità di attività amministrative ripetitive come la gestione delle richieste di assenza dei dipendenti, la pianificazione, la timbratura e l’estrazione dei dati per le buste paga. Queste mansioni possono essere noiose e dispendiose in termini di tempo e risorse. Adottando un software intelligente, è possibile eliminare la necessità di eseguire manualmente queste attività. Ciò consente al Vostro personale e ai dirigenti di lavorare su aspetti più importanti e interessanti dell’azienda. La direzione può avere migliori relazioni con i dipendenti e viceversa, mentre il personale stesso può, ad esempio, concentrarsi maggiormente sull’assistenza clienti. Se migliorate il benessere dei Vostri dipendenti al lavoro, aumenterete sicuramente le possibilità di fidelizzazione per molto tempo a venire.
Conclusioni
I vantaggi nell’adozione di un software di pianificazione sono numerosi. La fidelizzazione dei dipendenti è solo uno dei tanti aspetti che possono essere migliorati con il software giusto dalla Vostra parte. Abbandonate tutte le attività più noiose, aumentado un clima di benessere sul posto di lavoro e assicurandoVi che le cose funzionino senza intoppi all’interno della Vostra azienda, passando ad un sistema gestionale con turni automatici.
