Informativa sulla privacy

Introduzione

• Softworks e i dipendenti Softworks hanno la responsabilità implicita di proteggere il patrimonio di informazioni fisiche dell’azienda, oltre ai dati confidenziali dei clienti e al capitale intellettuale di proprietà dell’azienda. Questi patrimoni critici devono essere salvaguardati per mitigare i potenziali impatti su Softworks e sui clienti di Softworks. La Sicurezza Informatica è dunque, per Softworks, una funzione aziendale essenziale, e fa parte integrante di tutte le pratiche commerciali e le operazioni di Softworks.
• In questo documento sono descritte dettagliatamente le informazioni che Softworks raccoglie nell’ambito del ruolo di responsabile del trattamento dei dati per clienti potenziali ed esistenti.
• Questo avviso riguarda il sito web Softworks / le soluzioni hosted di Softworks / le soluzioni in sede di Softworks.

Per eventuali domande sulla presente informativa, potete contattare swgdpr@softworks.com

Informazioni su Softworks

Softworks aiuta le aziende a snellire i processi, aumentare la produttività e ridurre i costi attraverso una migliore gestione, programmazione e utilizzazione della manodopera. Softworks offre soluzioni affidabili, facili da usare e intuitive per funzioni quali la rilevazione delle presenze, il tempo flessibile, la programmazione del personale/i turni di lavoro, la gestione delle risorse umane e delle assenze, garantendo alle organizzazioni pubbliche e private la conformità, riducendo gli errori, eliminando le ridondanze e migliorando la comunicazione e, contestualmente, promuovendo un ambiente di lavoro sicuro e positivo per tutti i dipendenti.

Quali dati raccogliamo?

• Il sito web Softworks raccoglie i dati quando i visitatori accedono a determinate aree, come l’area Clienti, la Chat, i White Paper o le brochure ecc. Softworks è il titolare del trattamento di questi dati.
• Softworks si avvale di uno strumento sviluppato da soggetti terzi, denominato Hubspot, per raccogliere alcune informazioni di marketing, tra cui nome dell’utente, ragione sociale dell’organizzazione, mansione lavorativa, indirizzo e-mail e numero di telefono. Softworks non condivide queste informazioni al di fuori dei team Marketing e Vendite di Softworks.
• Le soluzioni Softworks per la gestione del personale non raccolgono alcun dato per Softworks: tutti i dati raccolti in un sistema Softworks sono del e per il cliente e i suoi dipendenti. In quanto destinatario dei dati, il cliente ne mantiene il controllo come soggetto titolare del trattamento dei dati, mentre Softworks è il soggetto incaricato del trattamento dei dati per conto del cliente.
• Nel suo ruolo di soggetto incaricato del trattamento dei dati per il cliente, Softworks adotta le seguenti procedure: ove possibile, i dati del cliente vengono resi anonimi per garantire l’anonimato dei soggetti. Se i dati sono stati forniti per un’attività specifica, la loro ricezione viene registrata e i dati vengono conservati in un luogo sicuro. L’accesso si basa sul principio di privilegio minimo e, una volta completata l’attività, viene distrutto in modo sicuro.

Come usiamo i dati personali?

• Configurazione e amministrazione degli account
• Comunicazioni di marketing ed eventi
• Offerta di soluzioni per la gestione del personale
• Rispetto dei requisiti di controllo interno

Quali sono le basi giuridiche per il trattamento dei dati personali?

• Per contratto: nel caso in cui Softworks sia il soggetto incaricato del trattamento dei dati per conto di un cliente, i servizi vengono erogati su base contrattuale allo scopo di fornire una soluzione all’azienda cliente e ai suoi dipendenti.
• Per legittimo interesse: nel caso in cui un cliente o un potenziale cliente riceva informazioni di marketing, tali informazioni vengono inviate sulla base di un legittimo interesse. Per l’eventuale disdetta, è possibile inviare una richiesta tramite e-mail a marketing@softworks.com. La disdetta può essere richiesta anche facendo clic sul collegamento “unsubscribe” in fondo a tutte le e-mail di marketing.

Softworks garantisce che i dati forniti dai clienti saranno trattati privatamente tra Softworks e il soggetto interessato. Non verranno condivisi con soggetti terzi, se non nella misura in cui rendono possibile l’erogazione dei nostri servizi.

• I dati personali raccolti attraverso il sito web Softworks non vengono condivisi con soggetti terzi, tranne nel caso di servizi usati per consentire la comunicazione tra noi e il soggetto interessato, ad esempio per mailing tramite Hubspot. Tutti i soggetti terzi usati da Softworks sono sottoposti a controlli e approvazione preventiva e adempiono al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD).
• Per garantire la protezione dei dati, Softworks usa tecnologie e processi sicuri, come la crittografia, l’anonimizzazione, i protocolli SSL e FTPS.

Softworks garantisce che tutti i dati forniti dai clienti vengono trattati e conservati entro i confini dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Laddove il reparto marketing di Softworks dovesse usare il software Hubspot, di proprietà di un soggetto terzo, si applica lo scudo UE-USA per la privacy. Per maggiori dettagli, visitare https://legal.hubspot.com/dpa

Come proteggiamo i dati personali?

Softworks segue due regole in relazione al regolamento RGPD: protezione dei dati Softworks e sicurezza dei dati Softworks. In queste regole sono descritte le modalità con cui i dipendenti Softworks interagiscono sia con Softworks, sia con i dati dei clienti Softworks. La metodologia che seguiamo si basa sul principio di privilegio minimo.

• Procedure di acquisizione per la tracciabilità, l’accesso e la distruzione di tutti i dati ricevuti da Softworks.
• Softworks usa i firewall Watchguard e Cisco su tutti i limiti di rete. Softworks usa un programma antivirus su tutti i dispositivi Softworks. Softworks testa ogni anno la penetrazione dell’infrastruttura e delle applicazioni software, oltre ad eseguire scansioni settimanali della vulnerabilità dei dispositivi connessi a Internet.
• L’accesso ai dati è gestito tramite Active Directory, per garantire che sia riservato ai soli utenti autorizzati.
• Nella fase di implementazione delle modifiche dei processi o dell’aggiunta di nuovi processi, Softworks svolge alcune valutazioni d’impatto sulla privacy.
• Il team Formazione di Softworks si occupa dell’aggiornamento professionale di tutto il personale Softworks ai fini dello svolgimento delle mansioni e delle responsabilità previste dal regolamento RGPD.
• Softworks gestisce i rischi di terze parti tramite l’uso di contratti e verifiche della sicurezza.

Le informazioni raccolte dal sito web Softworks saranno conservate per tutta la durata dell’attività per la quale sono state fornite. Le soluzioni hosted di Softworks conserveranno i dati del cliente per tutta la durata del contratto tra il cliente e Softworks. Quando i dati del cliente vengono forniti direttamente a Softworks per l’implementazione o il supporto di un sistema, tali dati saranno conservati per la finalità prevista e successivamente anonimizzati o distrutti.

I vostri diritti rispetto ai dati personali

Quando le informazioni vengono raccolte tramite il sito web Softworks e Softworks è il soggetto titolare del trattamento dei dati, il soggetto interessato gode dei seguenti diritti e può esercitarli scrivendo all’indirizzo e-mail marketing@softworks.com

• Accesso ai dati personali conservati da Softworks.
• Rettifica e cancellazione di questi dati.
• Revoca del consenso.
• Softworks si impegna a fornire i dati conservati da Softworks, se così richiesto dal soggetto interessato, sulla base della portabilità dei dati e della limitazione e obiezione al trattamento dei dati. Nei casi in cui Softworks è il soggetto incaricato del trattamento dei dati per conto del titolare del trattamento dei dati, Softworks inviterà il soggetto interessato a rivolgersi al titolare del trattamento dei dati.
• Presentazione di un ricorso presso la Commissione/l’ICO (Information Commissioner’s Office) se si verifica una situazione suscettibile di denuncia.

Quando i dati personali vengono raccolti da un cliente di Softworks per una soluzione in sede o una soluzione hosted di Softworks, Softworks inviterà il soggetto interessato a contattare il responsabile dell’organizzazione titolare del trattamento dei dati, così come previsto nel nostro contratto RGPD, o nell’appendice al contratto tra il titolare e l’incaricato del trattamento dei dati.

In questo caso, i soggetti interessati devono scrivere all’indirizzo e-mail swdgpr@softworks.com e richiedere assistenza.

Quando Softworks deve verificare l’identità di un soggetto interessato, potrebbe essere richiesto a tale soggetto di inviare un’e-mail dall’indirizzo registrato sul sito web Softworks.

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Collegamenti ad altri siti web/contenuti di soggetti terzi

Softworks declina qualsiasi responsabilità relativamente ai contenuti dei siti web a cui rimanda o che rimandano al sito web Softworks.

Contatti

Per contattare Softworks per una delle questioni descritte, procedere come segue.

Sito web Softworks:
Team Marketing di Softworks marketing@softworks.com

Soluzioni in sede o hosted di Softworks:
Gruppo RGPD di Softworks swgdpr@softworks.com